Das Homeoffice mit SilverERP

Wenn Arbeiten überwiegend am Computer durchgeführt werden, dann ist die Bereitstellung von Telearbeitsplätzen prinzipiell auch leicht umzusetzen. Zu den typischen Tätigkeiten im Büro zählen:

• Kommunikation über Telefon oder E-Mail
• die Bearbeitung von Dokumenten und digitalen Belegen
• Teilnahme an Online-Meetings und Telefonkonferenzen
• die Abstimmung mit Kollegen und Geschäftspartnern

Alle diese Aufgaben werden in der Regel am Computer erledigt und können mit der passenden Infrastruktur auch in der Form der Heimarbeit durchgeführt werden. Bevor ich zeige, welche Werkzeuge wir in unserem Unternehmen für Telearbeit und Homeoffice einsetzen, zunächst noch ein paar praktische Tipps aus Sicht des Datenschutz.

Nicht erst seit Einführung der DSGVO haben die Themen Datenschutz und Datensicherheit eine große Bedeutung für Unternehmer. Wenn die Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der Geschäftsräume und der Infrastruktur des Unternehmens erfolgt, sollte für die Mitarbeiter eine Richtlinie für die Heimarbeit formuliert werden. Vor allem ist wichtig, dass auch vom Homeoffice aus die Grundsätze für die Datensicherheit gewährleistet werden. Dazu gehören:

• Die Anmeldung zum Computer darf nur durch Eingabe des Kennworts erfolgen, damit unberechtigten Personen der Zugriff zu Unternehmensdaten und Personendaten verwehrt bleibt
• Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sollte mindestens der Bildschirmschoner eingeschaltet werden (welche auch wieder die Eingabe des Kennworts erfordert)
• Wenn mit Akten oder ausgedruckten Dokumenten gearbeitet wird, müssen diese verschlossen werden (oder der Zutritt des Büros wird durch eine abschließbare Tür verhindert)
• Die Anmeldung zu den Unternehmensservern muss über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen (dabei muss die gesamte Kette der Datenverbindung verschlüsselt werden; also z.B. auch die Internet-Verbindung bzw. das WLAN-Netzwerk zu Hause)
• Der E-Mail-Versand muss verschlüsselt erfolgen
• Es sollte möglichst auf die Nutzung von mobile Datenspeichern verzichtet werden. Falls Daten auf der Computer-Festplatte des Anwenders gespeichert werden müssen, dann nur in verschlüsselten Partitionen

So vereinfacht unsere Cloud ERP-Software die Arbeit im Homeoffice

Die Verwendung einer Online ERP-Software wie SilverERP vereinfacht viele der oben beschriebenen sicherheitstechnischen Aspekte. Der Zugriff auf unsere Cloud-ERP Software erfolgt stets unter Verwendung von Benutzername und Kennwort. Der Arbeitgeber kann sogar Zeitfenster bestimmen, zu welchen die Anmeldung gestattet ist. Wer es noch sicherer mag, beschränkt den Zugriff auf den IP-Bereich des unternehmenseigenen Netzwerks, und erlaubt die Anmeldung zum ERP-System nur unter Einsatz eines VPN-Tunnels.

Die Dokumentation von Aufgaben oder Projekten, wie auch große Teile der internen Kommunikation können über SilverERP abgebildet werden. Und natürlich werden alle Daten im ERP-System vor Verlust durch fortlaufende Daten-Backups geschützt. Das bedeutet, solange sich der Mitarbeiter im geschützten System der ERP-Software bewegt, kann er darauf vertrauen, dass die Sicherheitsrichtlinien seines Unternehmens Beachtung finden.

Die bekannten Vorteile bei der Verwendung eines Werkzeugs wie SilverERP als zentrale Säule für die Abbildung aller Geschäftsvorfälle, gelten bei der Telearbeit noch viel mehr:

• Echtzeitinformationen für die Unternehmensleitung
• Transparente Abläufe vereinfachen die Kommunikation und die Zusammenarbeit, auch wenn man nicht am gleichen Ort arbeitet
• Alle Informationen und Vorgänge an "einem Ort"

Die Verwendung unsere Cloud-ERP Software im Homeoffice hat also gleichermaßen Vorteile für das Unternehmen und seine Arbeitnehmer.

So verwenden wir SilverERP (und einige weitere Werkzeuge) bei der Telearbeit und im Homeoffice

Unser Unternehmen, die yQ-it GmbH, ist durchgängig für das mobile Arbeiten aufgestellt, weil die Entwicklungsarbeit beim Kunden vor Ort schon seit Jahren zu den Kernaufgaben des Unternehmens gehört. Die nachfolgenden Werkzeuge nutzen wir täglich, um die Kommunikation und Zusammenarbeit miteinander zu vereinfachen, auch wenn wir uns Unterwegs bei Kunden oder im Homeoffice befinden:

SilverERP

SilverERP ist natürlich unser wichtigstes und zentrales Werkzeug, in dem alle Vorgänge zusammenlaufen. Während die verschiedenen Teams und Rollen im Unternehmen eigene Schwerpunkte bei der Nutzung von SilverERP setzen, gelten die nachfolgenden Beispiele für alle Mitarbeiter:

• Nutzung des Kundenstamms für die Erfassung von Besuchsberichten, Telefonprotokollen und der Dokumentation von Projekten (durch Nutzung der Logbuch-Funktion)
• Planung und Koordinierung von Terminen mit Hilfe des SilverERP-Kalenders, der bei vielen unserer Mitarbeiter mit einem externen Kalender synchronisiert wird, um die Termine auch auf dem Kalender des Mobiltelefons verfügbar zu haben
• Zeit- und Tätigkeitserfassung für Abrechnung und Projekt-Controlling
• Angebots- und Auftragserfassung
• Upload von wichtigen oder ergänzenden Dokumenten, insbesondere auch der Vertragsdokumentation in das SilverERP-DMS (digitale Online-Akte)

Team-Kommunikation

Die wichtigsten Werkzeuge für uns, um miteinander zu kommunizieren sind zum Einen eine Sprachkonferenzsoftware, die wir verwenden, um direkte (1:1) Gespräche zwischen Kollegen zu führen oder mit ganzen Teams zu reden. Zum Anderen verwenden wir ein Online-Chat System, für den Echtzeit-Austausch von Informationen und Dateien. Auch hier gilt, dass man sich privat austauschen kann oder mit Hilfe von Kanälen (die oft themenbezogenen sind) in Gruppen kommuniziert. Beide Software-Systeme laufen auf unseren Servern und sind über die Cloud für alle Mitarbeiter erreichbar.

Online-Telefon

Wir nutzen für Telefonie eine Online-VOIP-Lösung, die uns erlaubt mit mobilen VOIP-Clients (Softphones) auch im Homeoffice erreichbar zu sein und mit unseren Kunden und Geschäftspartnern zu sprechen. Die Telefonanrufe werden über die Anlage automatisch an den Computer des Mitarbeiters weitergeleitet. Für den Anrufer spielt es keine Rolle, ob er den Mitarbeiter in unseren Geschäftsräumen oder im Homeoffice erreicht. Die Telefonanlage ist flexibel über das Online-Portal zu bedienen und erlaubt kurzfristige Umstellungen von Weiterleitungen oder den Versand von Anrufbeantworter-Nachrichten per E-Mail.

Datenspeicher

Während Geschäftsvorfälle, Belege, Stammdatensätze und Projektinformationen alle zentral in SilverERP gespeichert werden (das ist auch aus Sicht der Beachtung der DSGVO-Regelungen sinnvoll), gibt es darüber auch Daten, die wir in einem zentralen Datenspeicher –außerhalb unseres Dokumenten-Management-Sysems– ablegen. Dazu gehören interne Dokumente, wie Arbeitsanweisungen, oder projektbezogene Daten, wie Sie typischerweise im Geschäftsbetrieb anfallen. Dieser Netzwerk-Datenspeicher wird ebenfalls auf einem unserer Server betrieben und ist über die Cloud für jeden Mitarbeiter zugänglich. Die Daten gleichen sich sogar automatisch mit dem lokalen Dateisystem des Mitarbeiter-Computers ab.

Sprechen Sie uns gerne an, falls Sie SilverERP selbst ausprobieren wollen oder die Stärken unserer Cloud-ERP-Software in einer Online-Demonstration gezeigt bekommen möchten.