Was bedeutet ERP und was ist ein ERP System ?

ERP und ERP System in wenigen Sätzen:

Die Abkürzung ERP steht für "Enterprise Resource Planning", was auf Deutsch "Unternehmensressourcenplanung" bedeuted. ERP bezieht sich dabei auf das Konzept, die Strategie und Methodik der Unternehmensressourcenplanung um Geschäftsprozesse zu integrieren und zu optimieren.

Im Gegensatz dazu bezeichnet ERP System die spezifische Softwarelösung, die diese Konzepte und Methoden in praktischer Form umsetzt, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Ressourcen und Prozesse zu unterstützen.

Inhalt
1. Was ist ERP ?
2. Was ist ein ERP System ?
3. Was sind die Merkmale eines ERP System ?
4. Welche Arten von ERP Systemen gibt es ?
5. Mit welchen ERP-Modulen werden Unternehmensbereiche abgebildet ?
6. Vorteile und Nachteile eines ERP System
7. Für welche Unternehmen eignet sich ein ERP System ?
8. Wie erfolgt die Auswahl eines ERP System ?
9. Wie erfolgt die Einführung eines ERP System in einem Unternehmen ?
10. Mit welchen Kosten muss man bei der Einführung eines ERP Systems rechnen ?
11. Ist Open Source Software eine kostengünstige Alternative ?
12. Welche ERP Anbieter gibt es auf dem Markt ?
13. Alles über ERP Systeme kurz zusammengefasst
14. Infos und Beispiele zum Thema ERP Systeme für Interessierte

Was ist ERP ?

ERP (Enterprise Ressource Planning) bedeuted, im Unternehmen vorhandene Ressourcen zu steuern und Prozesse zu optimieren. Dabei handelt es sich um ein Konzept, welches zunächst einmal nichts mit Software zu tun hat.

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen funktioniert wie ein großes Orchester: Jede Abteilung ist ein Instrument, und ERP ist der Dirigent, der sicherstellt, dass alle harmonisch zusammenarbeiten, um die gewünschte Musik zu erzeugen. Dabei liegt der Fokus darauf, Informationen und Abläufe zu verknüpfen, sodass Entscheidungen auf Grundlage von aktuellen Daten effizient getroffen werden können.

Das Ergebnis: Unternehmen können mit ERP Geschäftsprozesse steuern und optimieren um den Erfolg und das Wachstum zu fördern. Außerdem verbessert es die Zusammenarbeit und hilft dabei, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Die Ziele von ERP sind:

• Effizienzsteigerung: Abläufe so verbessern, dass Zeit und Kosten gespart werden.
• Transparenz schaffen: Klare und aktuelle Informationen bereitstellen, um bessere Entscheidungen zu treffen.
• Kostensenkung: Betriebskosten senken, indem Ressourcen optimal genutzt werden.
• Verbesserung der Zusammenarbeit: Kommunikation und Informationsaustausch zwischen Abteilungen fördern.
• Flexibilität erhöhen: Sich besser an veränderte Marktbedingungen und Kundenwünsche anpassen.
• Kundenzufriedenheit maximieren: Schneller auf Kundenanfragen reagieren und besseren Service bieten.
• Risikomanagement: Risiken frühzeitig erkennen und verringern.
• Standardisierung von Prozessen: Einheitliche Abläufe einführen, um Qualität und Konsistenz zu verbessern.
• Nachhaltigkeit fördern: Ressourcenschonende Nutzung unterstützen umweltfreundliche Geschäftspraktiken.
• Langfristige Planung: Strategische Entscheidungen treffen, die das Unternehmenswachstum fördern.

Was ist ein ERP System ?

Bei einem ERP System handelt sich um eine Software, die mit verschiedenen Modulen unterschiedliche Geschäftsprozesse abbildet und Unternehmen dabei hilft, ihre Ziele effizient zu erreichen.

Ohne ein ERP System arbeiten verschiedene Abteilungen meist unabhängig voneinander, was zu Missverständnissen und ineffizienten Abläufen führen kann. Ein ERP System vereint alle Informationen, sodass jede Abteilung zur richtigen Zeit auf die benötigten Daten zugreifen kann. Das ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Erstellung von Berichten und das Verknüpfen von Informationen.

Insgesamt macht ein ERP-System Unternehmen effizienter und rentabler.

Was sind die Merkmale eines ERP System:

• Langfristige Planung: Strategische Entscheidungen treffen, die das Unternehmenswachstum fördern.
• Zentrale Datenbank: Ermöglicht den Zugriff auf konsolidierte Informationen aus allen Abteilungen.
• Modularer Aufbau: Bietet anpassbare Module, um spezifischen Anforderungen abzudecken
• Echtzeit-Reporting: Stellt Berichte und Analysen zur Verfügung, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Automatisierung: Reduziert manuelle Eingaben und verringert Fehler durch automatisierte Prozesse.
• Benutzerfreundlichkeit: Gestaltet die Bedienung intuitiv, sodass Mitarbeiter schnell einsatzbereit sind.
• Flexibilität: Passt sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen und Technologien an.

Welche Arten von ERP Systemen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von ERP-Systemen, die sich in ihrer Bereitstellung, Skalierbarkeit, Funktionalität und Zielgruppen unterscheiden. Hier sind die gängigsten Typen, welche auch kombiniert auftreten:

1. On-Premise ERP: Diese Art von ERP-System wird lokal auf den Servern eines Unternehmens installiert und gewartet. Die Firma hat die volle Kontrolle über die Software und ihre Daten, was jedoch auch bedeutet, dass sie für die Wartung und Aktualisierung verantwortlich ist.

2. Cloud-basiertes ERP: Hierbei handelt es sich um eine Lösung, die über das Internet bereitgestellt wird. Unternehmen mieten das ERP zu einem monatlichen oder jährlichen Preis und profitieren von automatischen Updates sowie geringerem Wartungsaufwand. Diese Systeme bieten oft hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, da sie leicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können.

3. Hybrid ERP: Diese Systeme vereinen sowohl On-Premise- als auch Cloud-Lösungen. Unternehmen können einige Funktionen lokal ausführen und andere in der Cloud betreiben, was einen flexiblen Ansatz für die Ressourcenverwaltung ermöglicht.

4. Branchenspezifisches ERP: Diese ERP-Systeme sind auf bestimmte Branchen wie Fertigung, Einzelhandel, Gesundheitswesen oder Bauwesen zugeschnitten. Sie bieten spezielle Funktionen und Module, die die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Branche abdecken.

5. Open-Source ERP: Bei diesen Systemen handelt es sich um ERP-Software, deren Quellcode für Benutzer zugänglich ist. Unternehmen können die Software anpassen und weiterentwickeln, um spezifische Bedürfnisse zu erfüllen, allerdings erfordert dies in der Regel mehr technisches Know-how.

6. Mobile ERP: Diese ERP-Lösungen sind so konzipiert, dass sie von mobilen Geräten aus zugänglich sind. Sie ermöglichen es Benutzern, von unterwegs auf wichtige Unternehmensdaten zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens erhöht.

7. ERP für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU): Diese Systeme sind speziell für die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt worden, oft mit einer einfacheren Benutzeroberfläche und geringeren Kosten als umfassendere Lösungen.

Jede dieser Arten von ERP-Systemen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Auswahl hängt von den spezifischen Anforderungen und Ressourcen eines Unternehmens ab.

 

Mit welchen ERP-Modulen werden Unternehmensbereiche abgebildet

Ein ERP System besteht aus verschiedenen Modulen, die miteinander verbunden sind und jeweils bestimmte Bereiche eines Unternehmens abdecken. Jedes Modul bietet eine Vielzahl leistungsstarker Funktionen und ist eng mit einer zentralen Datenbank verknüpft. Unternehmen verwenden und kombinieren die Module, welche Sie benötigen um Ihre Anforderungen abzubilden. So ermöglicht ein ERP System eine unternehmensweite Steuerung und Transparenz aller relevanten Geschäftsprozesse.

Customer Relationsship Management

Ein CRM-Modul unterstützt Unternehmen dabei, ihre Beziehungen zu Kunden und Interessenten zu verwalten, Verkaufsprozesse zu verfolgen, Marketingkampagnen zu planen und den Kundenservice zu optimieren. Es sammelt und speichert Informationen von Unternehmen, wie Kontaktdaten, Ansprechpartner, Kaufverhalten und Interaktionen. Dadurch können Mitarbeiter gezielt auf deren Bedürfnisse eingehen und einen persönlichen Service bieten um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, attraktive Angebote zu unterbreiten und langfristige Beziehungen aufzubauen.

Business Intelligence

Ein BI-Modul bezieht hilft die Unternehmen dabei, Daten zu analysieren und daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Es ermöglicht, große Mengen an Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zu verarbeiten, um Trends, Muster und Zusammenhänge zu identifizieren. Durch BI können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, indem sie leichter verstehen, wie ihr Geschäft läuft und wo Verbesserungen notwendig sind. Oft umfasst BI auch Tools zur Erstellung von Berichten und Dashboards, die wichtige Kennzahlen visuell darstellen. Insgesamt unterstützt Business Intelligence Unternehmen dabei, die Leistung eines Unternehmens zu steigern und wettbewerbsfähiger zu werden.

Human Resources

Ein HR-Modul eines ERP-Systems bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter und deren Daten zentral zu verwalten. Es hilft bei der Rekrutierung neuer Angestellter, der Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Planung von Schulungen und Weiterbildungen. Durch das HR-Modul können Unternehmen leicht den Überblick über Anwesenheit, Urlaubsanträge und Leistungsbeurteilungen behalten. Außerdem ermöglicht es eine effizientere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung. Insgesamt trägt das HR-Modul dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und die Zufriedenheit sowie Motivation der Mitarbeiter zu fördern.

Supply Chain Management

Ein SCM-Modul eines ERP-Systems dient dazu, die gesamten Lieferketten eines Unternehmens effizient zu verwalten. Es verbindet die Planung, Beschaffung, Produktion und Lieferung von Waren und Dienstleistungen, sodass alle Schritte im Prozess reibungslos ineinandergreifen. Mit diesem Modul können Unternehmen ihre Lagerbestände besser überwachen, Bestellungen effizienter abwickeln und die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimieren. Durch die Analyse von Daten und Trends ermöglicht das SCM-Modul, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Produktions- sowie Lieferpläne entsprechend anzupassen. Letztendlich trägt es dazu bei, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Lagerverwaltung

Ein Modul zur Lagerverwaltung sorgt für eine effiziente Organisation und Überwachung der Lagerbestände eines Unternehmens. Es hilft dabei, die Einlagerung, Auslagerung und den Bestand von Waren genau zu verwalten, sodass immer die richtigen Produkte zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Mit diesem Modul können Unternehmen den Standort von Artikeln im Lager verfolgen, den Überblick über Mindestbestände behalten und Nachbestellungen rechtzeitig auslösen. Außerdem ermöglichen die integrierten Berichte eine Analyse der Lagerbewegungen und -kosten.

Qualitätssicherung

Ein QS-Modul eines ERP-Systems ist darauf ausgelegt, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens zu überwachen und sicherzustellen. Es hilft dabei, Qualitätsstandards und -richtlinien festzulegen, Prüfprozesse zu implementieren und die Ergebnisse von Qualitätstests zu dokumentieren. Mit diesem Modul können Unternehmen schnell reagieren, wenn Qualitätsprobleme auftreten, und entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung einleiten. Es ermöglicht auch die Rückverfolgbarkeit von Produkten, sodass bei Bedarf genau nachvollzogen werden kann, wann und wo Qualitätsprüfungen durchgeführt wurden. Letztendlich trägt das Qualitätssicherung-Modul dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und das Risiko von Rückgaben oder Reklamationen zu reduzieren.

Dokumentenmanagementsystem

Ein DMS-Modul eines ERP-Systems dient der effizienten Verwaltung und Organisation von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Es ermöglicht die digitale Speicherung, Kategorisierung und den einfachen Zugriff auf wichtige Unterlagen wie Verträge, Rechnungen und interne Berichte. Mit diesem Modul können Mitarbeiter Dokumente schnell finden und teilen, was den Arbeitsablauf verbessert und Zeit spart. Zudem unterstützt das DMS-Modul Funktionen wie Dokumentenversionierung und Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensitive Informationen zugreifen können und abgelegte Dokumente nicht manipuliert werden können . Insgesamt trägt das DMS-Modul dazu bei, die Dokumentenverwaltung zu optimieren, die Zusammenarbeit zu fördern und die Sicherheit von Unternehmensinformationen zu gewährleisten.

Produktion

Ein Produktions-Modul eines ERP-Systems unterstützt Unternehmen bei der Planung und Steuerung ihrer Fertigungsprozesse. Es hilft dabei, den gesamten Produktionsablauf zu organisieren, von der Fertigungsplanung bis hin zur Auslieferung der fertigen Produkte. Mit diesem Modul können Unternehmen wichtige Informationen wie Produktionskapazitäten, Materialbedarf und Fertigungsdauer verwalten, sodass sie effizienter arbeiten und Engpässe vermeiden können. Es ermöglicht auch die Überwachung der Produktionsqualität und zeigt an, ob die Fertigung rechtzeitig und gemäß den festgelegten Standards erfolgt. Insgesamt trägt das Produktions-Modul dazu bei, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

Projektverwaltung

Ein Projektverwaltungs-Modul eines ERP-Systems hilft Unternehmen, ihre Projekte effektiv zu planen, zu steuern und zu überwachen. Es ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen, die Festlegung von Zeitplänen und Budgets sowie die Nachverfolgung des Fortschritts in Echtzeit. Mit diesem Modul können Teams besser zusammenarbeiten, da alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind und Aufgaben klar zugeteilt werden. Es unterstützt auch die Analyse von Projektdaten, sodass Unternehmen aus vergangenen Projekten lernen und zukünftige Planungen verbessern können. Insgesamt trägt das Projektverwaltungs-Modul dazu bei, Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen.

Finanzen

Mit einem Finanz-Modul eines ERP-Systems können Unternehmen ihre finanziellen Abläufe zentral verwalten und steuern. Es umfasst Funktionen wie Buchhaltung, Rechnungsstellung, Budgetierung und Finanzberichterstattung, sodass alle finanziellen Daten an einem Ort gesammelt werden. Mit diesem Modul können Unternehmen ihre Einnahmen und Ausgaben genau verfolgen, sicherstellen, dass die Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden, und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens überwachen. Es ermöglicht auch die Erstellung detaillierter Berichte, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Insgesamt trägt das Finanzen-Modul dazu bei, Transparenz und Kontrolle über die finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu gewährleisten.

 

 

Vorteile und Nachteile eines ERP System

Ein ERP-System hilft Unternehmen, ihre Ziele effektiver zu erreichen, indem es alle wesentlichen Geschäftsprozesse an einem Ort zusammenführt. Wie bei jeder Lösung gibt es jedoch Vorteile und Herausforderungen, die sorgfältig abgewogen werden sollten. Besonders heute bieten Cloud-ERP-Lösungen kleinen Unternehmen die Möglichkeit, ein leistungsstarkes ERP-System kostengünstig und flexibel zu nutzen.

Vorteile eines ERP Systems:

• Zentralisierte Datenverwaltung: ERP-Systeme integrieren Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen in einer einzigen, zentralen Datenbank, was die Konsistenz und Genauigkeit der Informationen erhöht.
• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen werden manuelle Aufgaben reduziert, Abläufe optimiert und die Produktivität gesteigert.
• Echtzeit-Reporting: Unternehmen erhalten aktuelle Informationen und Berichte, die fundierte Entscheidungen auf der Basis von Echtzeit-Daten ermöglichen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Abteilungen können einfacher miteinander kommunizieren und Informationen teilen, was die Koordination und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessert.
• Skalierbarkeit: ERP-Systeme können mit einem Unternehmen wachsen und lassen sich oft um zusätzliche Module erweitern, um neuen Anforderungen gerecht zu werden.
• Regelkonformität und Sicherheit: Viele ERP-Lösungen bieten integrierte Sicherheitsfunktionen und unterstützen Unternehmen dabei, gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Nachteile eines ERP Systems:

• Hohe Implementierungskosten: Die Anschaffungs-, Implementierungs- und Wartungskosten können beträchtlich sein, insbesondere für kleinere Unternehmen.
• Zeitintensive Implementierung: Die Einführung eines ERP-Systems kann lange dauern und erfordert oft umfassende Schulungen, was den Geschäftsbetrieb vorübergehend stören kann.
• Komplexität: Die breite Funktionalität und die Vielzahl der Module können dazu führen, dass das System komplex ist und nicht immer intuitiv bedienbar ist.
• Anpassungsbedarf: In vielen Fällen müssen ERP-Systeme an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, was zusätzliche Kosten und Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Unternehmen könnten von bestimmten Anbietern abhängig werden, was zukünftige Änderungen oder Migrationen erschweren kann.
• Datensicherheit: Obwohl viele ERP-Systeme Sicherheitsfunktionen bieten, besteht immer das Risiko eines Datenlecks oder unbefugten Zugriffs, insbesondere bei cloudbasierten Lösungen.

Vorteile einer Cloud-Lösung

Cloud-ERP-Systeme bieten im Vergleich zu On-Premise-ERP-Systemen mehrere Vorteile, welche vor allem für kleine Unternehmen entscheidend sein können. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Kosteneffizienz: Cloud-ERP-Systeme erfordern in der Regel geringere Anfangsinvestitionen, da keine teure Hardware oder Infrastruktur vor Ort angeschafft werden muss. Stattdessen werden sie auf Abonnementbasis finanziert, was auch die laufenden Kosten kalkulierbarer macht.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Cloud-ERP-Systeme können leichter an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst und bei Bedarf skaliert werden. Unternehmen können schnell neue Benutzer oder Module hinzufügen, ohne dass umfangreiche IT-Ressourcen nötig sind.
• Zugänglichkeit: Da cloudbasierte Systeme über das Internet zugänglich sind, können Benutzer von überall und mit verschiedenen Geräten (z. B. Laptops, Tablets oder Smartphones) auf die Software zugreifen. Dies ist besonders vorteilhaft für remote arbeitende Mitarbeiter oder reisende Angestellte.
• Automatische Updates: Cloud-ERP-Anbieter kümmern sich in der Regel um regelmäßige Software-Updates und Sicherheitspatches, sodass Unternehmen immer die neuesten Funktionen und Sicherheitsstandards nutzen können, ohne selbst Wartungsarbeiten durchführen zu müssen.
• Schnellere Implementierung: Die Implementierung eines Cloud-ERP-Systems ist oft schneller, da die Infrastruktur bereits vorhanden ist und es in der Regel weniger Anpassungen benötigt. Dies ermöglicht es Unternehmen, schneller von den Vorteilen des Systems zu profitieren.
• Geringerer Wartungsaufwand: Die Verantwortung für die Wartung und den Betrieb der Software liegt beim Anbieter, was bedeutet, dass die interne IT-Abteilung entlastet wird und Ressourcen für andere Projekte frei werden.
• Sicherheitsfunktionen: Viele Cloud-ERP-Anbieter investieren in umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, um Daten zu schützen, einschließlich Firewalls, Verschlüsselung und regelmäßiger Backups. Dies kann für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die möglicherweise nicht über dieselben Ressourcen verfügen, vorteilhaft sein.

Diese Vorteile machen Cloud-ERP-Systems für viele Unternehmen attraktiv, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine kosteneffektive, flexible Lösung suchen, die ihnen hilft, wettbewerbsfähig zu bleiben.

 

Ein ERP System im Unternehmen integrieren

Für welche Unternehmen eignet sich ein ERP System ?

Ein ERP-System ist eine praktische Software für viele Unternehmen, egal wie groß sie sind oder in welcher Branche sie arbeiten. Hier sind einige Situationen, in denen ein ERP-System besonders hilfreich sein kann:

Schnell wachsende Unternehmen

Firmen, die schnell größer werden und neue Märkte erschließen wollen, können mit einem ERP-System ihre Abläufe besser organisieren und anpassen.

Mittelständische Unternehmen

Diese Unternehmen haben oft viele verschiedene Aufgaben, die koordiniert werden müssen. Ein ERP-System hilft dabei, alle Informationen an einem Ort zu sammeln und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern.

Herstellung und Produktion

In der Produktion sorgt ein ERP-System dafür, dass die Herstellung reibungslos läuft. Es hilft bei der Planung, beim Materialbedarf und bei der Qualitätskontrolle.

Einzelhandel

Einzelhändler können mit einem ERP-System ihre Lagerbestände, Verkäufe und Beziehungen zu Lieferanten besser verwalten und dadurch die Kundenzufriedenheit steigern.

Dienstleistungsunternehmen

Firmen wie Beratungsunternehmen können Projekte und Finanzdaten effizienter managen, was die Produktivität und den Gewinn erhöht.

Gesundheitswesen

Krankenhäuser und Kliniken nutzen ERP-Systeme, um Verwaltungsprozesse, Finanzen und Patientendaten zu koordinieren und die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern.

Logistik und Lieferketten

In der Logistik unterstützt ein ERP-System die Überwachung von Lieferketten, Lagerbeständen und hilft bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Baugewerbe

Bauunternehmen können mit einem ERP-System Bauprojekte planen, Ressourcen verwalten und alles im Blick behalten, von den Kosten bis zu den Zeitplänen.

Insgesamt ist ein ERP-System ideal für Unternehmen, die komplizierte Abläufe haben, viele Daten verwalten müssen oder effizienter und transparenter arbeiten wollen. Auch Firmen, die in unterschiedlichen Branchen arbeiten oder viel über Online-Plattformen verkaufen, profitieren von einem ERP-System mit passenden Funktionen und Erweiterungen.

Wie erfolgt die Auswahl eines ERP System ?

Die Auswahl eines ERP-Systems erfolgt in verschiedenen Phasen um sicherzustellen, dass das ausgewählte System gut zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt:

Phase 1: Anforderungen und Rahmen

• Bedarfsermittlung: Zuerst wird untersucht, welche Geschäftsprozesse das Unternehmen hat und welche Anforderungen es an ein ERP-System stellt. Dabei wird festgelegt, welche Funktionen besonders wichtig sind.
• Budgetfestlegung: Danach wird ein Budget für den Kauf und die Nutzung des Systems festgelegt. Dazu gehören auch laufende Kosten wie Wartung und Unterstützung.

Phase 2: Recherche und Angebote

• Markt- und Anbietersuche: Im nächsten Schritt werden verschiedene ERP-Anbieter recherchiert und verglichen. Bewertungen und Erfahrungen anderer Unternehmen können hier hilfreich sein.
• Demonstrationen anfordern: Das Unternehmen sollte Anbieter bitten, ihre Systeme vorzuführen oder Testversionen bereitzustellen. So kann man besser einschätzen, wie die Software funktioniert.
• Prüfen von Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten: Es ist wichtig herauszufinden, wie gut das System auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und mit bestehenden Systemen verbunden werden kann.
• Schulung und Support: Der Anbieter sollte transparent machen, welche Schulungen für die Mitarbeiter angeboten werden und wie der Kundensupport aussieht.

Phase 3: Beschluß und Projektplan

• Entscheidung treffen: Mit all diesen Informationen kann das Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen und den richtigen Anbieter wählen.
• Implementierungsplan erstellen: Schließlich wird ein detaillierter Plan erstellt, der beschreibt, wie das System eingeführt wird, mit Zeitplänen und Verantwortlichkeiten, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten.

Diese strukturierte Vorgehensweise hilft dem Unternehmen, ein ERP-System zu wählen, das nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch zukünftiges Wachstum unterstützt.

 

Wie erfolgt die Einführung eines ERP System in einem Unternehmen

Die Einführung eines ERP-Systems in einem Unternehmen erfordert eine gründliche Planung und Koordination, da sie in mehreren Phasen abläuft. Hier sind die üblichen Schritte:

Schritt 1: Projektplanung

Ein Projektteam aus wichtigen Abteilungsmitgliedern wird zusammengestellt. Es entsteht ein detaillierter Plan, der den zeitlichen Rahmen, das Budget, die Ziele und die Verantwortlichkeiten festlegt.

Schritt 2: Systemanpassung

Auf Grundlage der Anforderungen wird das ERP-System so angepasst, dass es den speziellen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Dazu gehören Konfigurationen, Benutzeroberflächen und eventuell maßgeschneiderte Entwicklungen.

Schritt 3: Datenmigration

Vorhandene Daten werden ins neue System übertragen. Dabei werden sie bereinigt, validiert und strukturiert, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen.

Schritt 4: Schulung der Mitarbeiter

Mitarbeitern wird je nach Rolle und Funktion eine Schulung angeboten, um die Nutzung des neuen Systems zu erleichtern. Dies fördert die Akzeptanz.

Schritt 5: Testphase

Vor dem endgültigen Einsatz wird das System ausführlich getestet, um die Funktionalität sicherzustellen. Eine Pilotphase kann helfen, das System in einem kontrollierten Umfeld zu erproben.

Schritt 6: Go-Live

Nach erfolgreichen Tests und wenn das Team bereit ist, wird das System live geschaltet. In dieser Phase steht das Projektteam für Unterstützung bereit.

Schritt 7: Nachbetreuung und Support

Nach dem Start wird das System überwacht und Unterstützung angeboten, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Nutzerfeedback kann zur Optimierung genutzt werden.

Schritt 8: Kontinuierliche Verbesserung

Die Arbeit endet nicht mit der Einführung. Regelmäßige Schulungen, Systemupdates und Anpassungen sind notwendig, um die Effizienz zu steigern und auf neue Anforderungen vorbereitet zu sein.

Diese strukturierte Vorgehensweise hilft, die Einführung des ERP-Systems erfolgreich zu gestalten und die Geschäftsabläufe positiv zu beeinflussen.

Mit welchen Kosten muss man bei der Einführung eines ERP Systems rechnen ?

Die Kosten für die Einführung eines ERP-Systems können stark variieren. Sie hängen von der Unternehmensgröße, der Komplexität der Prozesse, dem gewählten ERP-Anbieter und den spezifischen Anpassungsanforderungen ab. Folgende Hauptkostenfaktoren sollten berücksichtigt werden:

• Lizenzkosten: Dies sind die Gebühren für die Nutzung der Software. Bei Cloud-Lösungen gibt es meist Abonnementgebühren, während es bei On-Premise-Lösungen oft einmalige Lizenzkosten gibt. Besonder vorteilhaft sind Concurrent-User Lizenzen gegenüber Name-User Lizenzen. Dabei entstehen nur Gebühren für gleichzeitige Nutzer, unabhängig wie viele Benutzern im Unternehmen mit dem ERP-System arbeiten müssen. 
• Datenübernahme: Die Kosten für die Datenübernahme hängen stark von der Menge und Komplexität der zu übertragenden Daten sowie von der Notwendigkeit, diese Daten zu bereinigen oder zu formatieren ab. Unternehmen sollten sowohl die direkten Kosten für die Migration als auch die potenzielle Arbeit für die Unterstützung durch eigenes Personal berücksichtigen.
• Schulungskosten: Mitarbeiterschulungen, damit diese das ERP-System effizient nutzen, können einen wesentlichen Budgetanteil ausmachen und sowohl interne als auch externe Schulungen umfassen.
• Hardwarekosten: Für On-Premise-Lösungen können Ausgaben für Server und Infrastruktur nötig sein. Bei Cloud-Lösungen entfallen solche Kosten meist, jedoch können Ausgaben für Netzwerk- und Sicherheitsinfrastruktur anfallen.
• Implementierungskosten: Diese entstehen durch Anpassung um das System auf spezielle Kundenanforderungen zuzuschneiden.
• Wartungs- und Supportkosten: Nach der Implementierung fallen regelmäßig Kosten für Wartung, Support, Updates und Erweiterungen an. Diese können in monatlichen Lizenzkosten enthalten sein oder separat berechnet werden.
• Beratungskosten: Externe Berater werden oft zur Unterstützung des Implementierungsprozesses hinzugezogen oder nach dem Live-Start. Diese Kosten können hoch sein, bieten jedoch wertvolle Expertise und Unterstützung.
• Unvorhergesehene Kosten: Während der Einführung können zusätzliche Anpassungen oder Schulungsbedarfe auftreten, welche bei der initalen Budgetierung nicht berücksichtigt wurden. Ein finanzieller Puffer im Budget hilft, solche unerwarteten Kosten abzudecken.

Insgesamt können die Einführungskosten eines ERP-Systems je nach diesen Faktoren von einigen Tausend bis zu mehreren Millionen Euro variieren. Eine sorgfältige Planung und klare Budgetierung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt finanziell im Rahmen bleibt.

Ist Open Source Software eine kostengünstige Alternative ?

Open Source Software kann in vielen Fällen eine kostengünstige Alternative zu lizenzierten ERP-Softwarelösungen darstellen, bietet jedoch sowohl Vorteile als auch Nachteile, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten.

Vorteile von Open Source ERP:

• Keine Lizenzgebühren: Open Source ERP-Systeme sind in der Regel kostenlos oder erheblich günstiger als lizenzierte Software, was die anfänglichen Kosten oder anfallenden monatlichen Lizenskosten deutlich senken kann.
• Anpassungsfähigkeit: Da der Quellcode offen ist, können Unternehmen das System nach ihren spezifischen Bedürfnissen anpassen und erweitern, was Flexibilität und Individualisierung ermöglicht.
• Community-Support: Viele Open Source-Projekte haben aktive Gemeinschaften, die Unterstützung und Ressourcen bereitstellen, was für den Wissensaustausch und die Probleme bei der Implementierung hilfreich sein kann.

Nachteile von Open Source ERP:

• Implementierungskosten: Trotz der kostenlosen Software können die Implementierungs- und Anpassungskosten hoch sein, insbesondere wenn umfangreiche Anpassungen oder Integrationen erforderlich sind und diese nicht vom Unternehmen selbst vorgenommen werden können.
• Wartung und Support: Unternehmen sind oft selbst dafür verantwortlich, die Software zu warten, Sicherheitsupdates durchzuführen und Support zu bieten, was zusätzliche interne Ressourcen oder externe Berater erfordern kann.
• Eingeschränkte Funktionen: Einige Open Source ERP-Systeme bieten möglicherweise nicht den gleichen Funktionsumfang oder die Benutzerfreundlichkeit wie kommerzielle Lösungen, was die Nutzerakzeptanz beeinträchtigen kann.
• Langfristige Stabilität: Die Langlebigkeit und Unterstützung von Open Source-Projekten kann variieren, und Unternehmen könnten sich Sorgen über die zukünftige Weiterentwicklung machen.

Ob Open Source ERP oder lizenzierte Software die kostengünstigere Wahl ist, hängt von den spezifischen Anforderungen, der vorhandenen IT-Infrastruktur und dem Fachwissen im Unternehmen ab. Für Unternehmen mit technischen Ressourcen und dem Bedarf an Anpassungsfähigkeit kann Open Source eine attraktive Option sein, während lizensierte ERP-Lösungen möglicherweise eine stabilere Unterstützung und umfassendere Funktionen bieten. Es ist wichtig, die langfristigen Kosten und den benötigten Support bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen.

Welche ERP-Anbieter gibt es auf dem Markt ?

Es gibt viele ERP-Anbieter auf dem Markt, die eine Vielzahl von Lösungen für unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen anbieten. Hier sind einige der wichtigsten ERP-Anbieter und ihre deren Unterschiede:

SilverERP

Beschreibung: Bietet ein modernes, leistungsstarkes und zukunftssicheres ERP für kleine und mittlere Handels und Produktionsunternehmen.

Unterschiede: Kostenlose monatliche Updates und faire Concurrent-User Lizenzen sorgen für niedrige Betriebskosten, kann sowohl in der Cloud als auch OnPremise gehostet werden, ist einfach anpassbar, bietet Branchenlösungen, E-Commerce und Zusatzmodule, perfekt geeignet für KMU.

SAP

Beschreibung: Einer der größten und bekanntesten ERP-Anbieter, der umfassende Lösungen für große Unternehmen bietet.

Unterschiede: Starker Fokus auf komplexe Geschäftsprozesse und umfangreiche Funktionalitäten in nahezu allen Unternehmensbereichen, hohe Anpassbarkeit, aber auch hohe Kosten und lange Implementierungszeiten.

Oracle

Beschreibung: Ein weiterer führender Anbieter, bekannt für seine umfangreichen und leistungsstarken ERP-Lösungen.

Unterschiede: Bietet sowohl cloudbasierte als auch On-Premise-Lösungen, konzentriert sich auf Databases und integrierte Lösungen, geeignet für große Unternehmen und komplexe Anforderungen.

Microsoft Dynamics 365

Beschreibung: Bietet eine modulare ERP-Lösung, die gut mit anderen Microsoft-Produkten integriert werden kann.

Unterschiede: Benutzerfreundliche Oberfläche, modularer Aufbau und Flexibilität, geeignet für kleine bis mittelständische Unternehmen, gute Integration mit Office-Produkten.

Infor

Beschreibung: Fokussiert sich auf branchenspezifische ERP-Lösungen, besonders für Fertigung, Gesundheitswesen, und Distribution.

Unterschiede: Starker Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, moderne Benutzeroberfläche und branchenspezifische Funktionen, Flexibilität bei Anpassungen.

NetSuite (Oracle)

Beschreibung: Ein cloudbasiertes ERP-System, das häufig von kleinen und mittelständischen Unternehmen genutzt wird.

Unterschiede: Vollständig cloudbasiert, einfache Implementierung, bietet eine breite Palette von Funktionen zu einem vergleichsweise niedrigeren Preis, ideal für wachsende Unternehmen.

Sage

Beschreibung: Bietet Lösungen für kleine bis mittelständische Unternehmen, einschließlich Finanzmanagement und HR-Lösungen.

Unterschiede: Benutzerfreundlich und kostengünstig, mit einem starken Fokus auf Finanzanwendungen und einfacheren Implementierungen.

Odoo

Beschreibung: Eine Open-Source-ERP-Lösung, die eine Vielzahl von Modulen für verschiedene Geschäftsbereiche bietet.

Unterschiede: Hohe Anpassungsfähigkeit und flexible Preismodelle, aber möglicherweise weniger umfangreiche Funktionen compared to larger providers.

Epicor

Beschreibung: Fokus auf Fertigung und Distribution, bietet branchenspezifische Lösungen.

Unterschiede: Starke Funktionen für die Produktionsplanung und -steuerung, flexibel für mittelständische Unternehmen und branchenspezifische Anpassungen.

Die Wahl des richtigen ERP-Anbieters hängt stark von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, der Branche und der Unternehmensgröße ab. Größere Unternehmen benötigen möglicherweise umfassendere Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, während kleinere Unternehmen oft eine benutzerfreundliche und kosteneffiziente Lösung suchen. Die Unterschiede zwischen den Anbietern liegen oft in der Funktionalität, Anpassbarkeit, Kosten, Implementierungszeit und dem angebotenen Support.

 

Alles über ERP Systeme kurz zusammengefasst

Ein ERP-System ist ein Softwarelösung, welche grundlegende Funktionen bietet, um Geschäftsabläufe in Unternehmen optimal und effizient zu gestalten. Ein ERP System erleichtert die nahtlose Integration von Bereichen wie Kundenbeziehungsmanagement, Business Analytics, Personalwesen, Lieferkettenmanagement und Lagerverwaltung. Abhängig von den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens können verschiedene ERP-Systeme gewählt werden: OnPremise, in der Cloud oder als Hybridlösung.

Die Vorteile eines ERP-Systems umfassen zentralisierte Datenverwaltung, Effizienzsteigerung durch Automatisierung, Berichte in Echtzeit, verbesserte Zusammenarbeit, Skalierbarkeit sowie Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit. Dennoch gibt es auch Nachteile, wie hohe Implementierungskosten, zeitaufwendige Implementierung und Komplexität.

Generell eignet sich ein ERP-System für Unternehmen jeder Größe und Branche. Schnell wachsende Firmen profitieren durch verbesserte Organisation und Anpassung ihrer Prozesse, während mittelständische Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen optimieren können. Cloud-ERP-Systeme bieten zusätzliche Vorteile wie kostengünstige Lösungen, Flexibilität und automatische Updates, was sie besonders für kleine und mittelständische Unternehmen interessant macht.

In der Produktion garantieren ERP-Systeme reibungslose Abläufe, und im Einzelhandel verbessern sie die Verwaltung von Beständen und Verkäufen. Dienstleistungsunternehmen, das Gesundheitswesen und die Logistik steigern ihre Produktivität und Effizienz mit ERP-Systemen. Im Baugewerbe unterstützen sie die Planung und Verwaltung von Projekten.

Links und Referenzen

• Wikipedia: Enterprise-Resource-Planning
• ERP-System.de
• ERP.de: Was ist ERP ?
• OMR Reviews: Was ist ERP und was ist ein ERP-System?