Optimale Einkaufsprozesse spielen vor allem bei Handels- und Fertigungsunternehmen eine wichtige Rolle. Die Beschaffung der für den Geschäftsbetrieb benötigten Artikel und Materialien, zum besten Preis und Zeitpunkt, ist besonders komfortabel mit dem Online ERP System SilverERP zu bewerkstelligen.
Mithilfe der in Echtzeit ablaufenden Überwachung der Lagerbestände kann der Einkauf Anfragen rechtzeitig bei Lieferanten stellen und Nachbestellungen durchführen. Spezielle Dialoge unterstützen Sie bei der Ermittlung von Bestandsunterdeckungen. Lieferanten-Anfragen werden anschließend mit Hilfe des ERP System erzeugt und per E-Mail an Ihre Lieferanten verschickt.
Das Einkaufsmodul des Cloud-ERP Systems ermöglicht, unterschiedliche Lieferanten je Artikel zu spezifizieren und Einkaufspreise und Wiederbeschaffungszeiten mitzuschreiben. Weiterhin ist es möglich zusätzlich zu den eigenen Artikelinformationen die entsprechenden Artikelbezeichnungen des Lieferanten abzuspeichern. Bei Bestellungen werden dann automatisch die jeweiligen Artikelnummern und Artikelbezeichnungen des Lieferanten verwendet.
Natürlich profitiert auch der Einkauf von einer kompletten Rückverfolgung aller Anfragen und Bestellungen, der Historie der Einkaufspreise und der Dokumentation von Lieferanten-Rücksendungen.
Die Verknüpfung von Lagerbeständen mit dem Einkaufsprozess der Online ERP Systems ist der Schlüssel für die effiziente Beschaffung:
- Beschaffungsprozesse werden optimiert
- Lieferanten werden bewertbar durch Dokumentation von Preisen, Lieferfristen und Qualität der Waren
Anfragen und Bestellungen
Wie in der Auftragsabwicklung können auch Anfragen mit wenigen Klicks kopiert und in Bestellungen oder eine neue Anfrage gewandelt werden. Beim Kopiervorgang können in einem Zwischenschritt diverse Optionen ausgewählt werden:
- Soll das Dokument als neue Anfrage oder als neue Bestellung kopiert werden
- Soll das Quelldokument nach dem Kopiervorgang archiviert werden
- Positions-Termine sollen beibehalten oder neu berechnet werden
- Preise und Rabatte sollen beibehalten oder neu berechnet werden
- Wenn gewünscht, können Ansprechpartner, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie die Versandart geändert werden
- Außerdem können über Kontrollboxen ausgewählt werden, ob die Konditionen des Quelldokuments übernommen werden sollen, ob die Notizen mit kopiert werden sollen und ob vorhandene Merkmale mit kopiert werden
- Anfrage und Bestellpositionen können neu selektiert und nummeriert werden
Wenn Bestellungen im Rahmen von Projekten oder Kundenaufträgen (oder Produktionsaufträgen) erfolgen, können diese Projekt- oder Auftragsbezogen durchgeführt werden. Verknüpfungen zum jeweiligen Projekt oder zum Kundenauftrag stellen für alle Benutzer schnell ersichtliche Zusammenhänge her, wo vorher kein Zusammenhang zu erkennen waren. Waren, die für einen Kundenauftrag bestellt wurden, werden zum Zeitpunkt der Lieferung reserviert.
Bestellvorschläge
SilverERP erzeugt eine ständig aktualisierte Liste von Bestellvorschlägen, die sich aus verschiedenen Parametern zusammenstellt. Da dem Online ERP System zu jedem Zeitpunkt die gegenwärtigen Lagerbestände sowie Auftragsvolumina zu den Auftragsartikeln bekannt ist, kann es Bestellvorschläge ermittelt.
Der Dialog für die Bestellvorschläge listet alle wesentlichen Informationen je Artikel, die man als Einkäufer benötigt, um die nächsten Bestellungen auszulösen:
- Mindestbestand
- Aktuelle offene Bestellungen
- Empfehlung bis zu welchem Datum Bestellung erfolgen sollte unter Berücksichtigung der im Artikel hinterlegten Wiederbeschaffungszeit
- Bedarfsdatum anhand konkreter im System hinterlegter Aufträge
- Bestellmenge
Die Bestellvorschläge unterstützen den Einkauf dabei sicherzustellen, dass das die benötigten Artikel oder Arbeitsmaterialien in bestmöglicher Qualität, zu den bestmöglichen Kosten und in der bestmöglichen Zeit beschafft wird.
Bestellübersicht
Mit Hilfe der Bestellübersicht werden alle im ERP System angelegten Lieferanten-Bestellungen dargestellt. Als dispositive Maske konzipiert kann das Suchresultat über Parameter verändert werden, um schnell die dargestellten Informationen anzupassen. Darüber hinaus kann die Bestellübersicht um die Bestellpositionen erweitert werden.
Praktische Abkürzungen: Wenn der Such-Parameter “mit Positionen” aktiviert ist, gelangen Sie durch Antippen einer Positionszeile entweder direkt in den entsprechenden Wareneingang (falls die Position noch offen ist) oder in die Lieferung der Bestellung. Weiterhin kann durch Antippen der Bestell-Nr. in die zugehörige Bestellung gesprungen werden.
Die Zeilenfarben weisen dabei je nach Einstellung auf bald fällige und überfällige und bereits gelieferte Positionen hin.
Wareneingang
Der Dialog für den Wareneingang ermöglicht die Erfassung der erwarteten Lieferungen, die sich aus offenen Bestellungen und Lieferanten-Rücksendungen ergeben. Wareneingänge können je nach Arbeitsweise als Einzel- oder Sammelbuchung gebucht werden. Ob es sich bei dem Wareneingang um eine Bestellung oder eine Lieferanten-Rücksendung handelt, ist anhand des Nummernkreises zu erkennen. SilverERP unterstützt Variantenartikel sowie seriennummer- und chargenverwaltete Artikel, was natürlich auch beim Wareneingang berücksichtigt wird. Als globale Einstellung kann festgelegt werden, ob Wareneingänge für die Auflösung von Auftragsrückständen genutzt werden sollen. In dem Fall löst die Wareneingangsbuchung direkt eine Kommission der Waren auf offene Aufträge aus und reserviert so die Waren. Natürlich erlaubt es unser Online ERP System Unter- und Überlieferungen zu erfassen. Bei Lieferung einer geringeren Menge als erwartet (Unterlieferung) bleibt auf Wunsch die Differenz als offene Wareneingangsposition im System bestehen.
Die Sammelbuchung dient dazu, um mehrere Bestellpositionen gleichzeitig über den Wareneingang zu buchen, was den Buchungsvorgang bei vielen Artikeln deutlich vereinfachen kann. Voraussetzung ist hierfür, dass die einzubuchenden Bestellpositionen auch mit der erwarteten Menge eingebucht werden sollen (also keine Unter- oder Überlieferung). Mit der Buchung des Wareneingangs kann auch das passende Etikett mit den internen Artikelinformationen und Barcode ausgegeben werden.
Weitere Funktionen
Zum Einkaufsprozess gehört auch die Erfassung und Bezahlung der Eingangsrechnungen und die Option, Erinnerungen an Lieferanten für überfällige Bestellpositionen zu senden.