Automatische Archivierung aller wichtigen Belege
Abbildung: Das obige Bild zeigt die DMS-Ansicht des Kundenstamm. Auf der linken Seite erkennt man die Suchfelder zur Eingrenzung des dargestellten Suchergebnisses. Auf der rechten Seite befindet sich die Vorschau des ausgewählten DMS-Belegs
Das Online-ERP-System speichert alle in SilverERP erstellten Belege automatisch im integrierten Dokumenten-Management-System im PDF-Format ab. Diese PDF-Belege werden darüberhinaus automatisch kategorisiert, verschlagwortet und auch inhaltlich indexiert. Das bedeutet, dass Belege mit wenigen Klicks in nur Sekunden aufgerufen werden können und es sogar möglich ist, den Inhalt der Belege zu durchsuchen. Gerade auch bei mobilen Teams oder Mitarbeitern, die im Homeoffice tätig sind, bleibt der unternehmensweite, schnelle Zugriff auf alle Dokumente des Unternehmens gewährleistet. Übrigens unsere zuverlässige Archivierungsfunktion gilt nicht nur für Belege, die aus SilverERP erzeugt werden, sondern auch für externe Dateien und Dokumente, die in das DMS des Online-ERP-Systems geladen werden.
Integration mit dem ERP-System
Im Gegensatz zu Dokumenten-Management-Systemen, die parallel zum ERP betrieben werden, ist das DMS bei SilverERP komplett integriert. Jedes Mal, wenn ein Beleg mit dem Drucken-Befehl erzeugt wird, legt SilverERP das Dokument im DMS ab. Werden anschließend an dem betreffenden Vorgang Änderungen vorgenommen und das Dokument erneut ausgedruckt, wird eine neue Revision mit Zeitstempel und dem Namen des Nutzers abgelegt.
Abbildung: Das DMS ist systemweit über die Symbolleiste aufzurufen. Wenn bereits ein Dokument oder eine Datei bei einem Vorgang hinterlegt wurde, ist das DMS-Symbol gelb hervorgehoben
Dokumente können in nahezu jedem Dialog des Online-ERP-Systems dem DMS hinzugefügt werden, die dann automatisch dem jeweiligen Kontext logisch zugewiesen sind. Es ist auch möglich, Dokumente ohne einen spezifischen Kontext hochzuladen oder sie an eine bestimmte Funktion und Maske zu verknüpfen – zum Beispiel an die Maske für den Artikelstamm, etwa um allgemeine Benutzerhinweise im DMS verfügbar zu machen.
Das DMS unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten: Belege und Dokumente im PDF-Format, Office-Dokumente, Bild- oder Videodateien oder auch ZIP-Archive. Eine Vorschau der Datei sehen Sie allerdings nur für PDF-Belege, Text-Dokumente und Bild-Dateien. Dateien und Dokumente anderer Dateiformate müssen zunächst auf den PC gespeichert und mit der für den Dateityp spezifischen Software geöffnet werden.
Im Gegensatz zu separaten, vom ERP losgelösten Dokumenten-Management-Systemen, verzichtet unser DMS auf eine (traditionell: hierarchische) Ordner-Struktur. Dadurch, dass die ins DMS geladenen Dokumente mit ERP-Vorgängen und/oder Stammdaten verknüpft werden, können diese Daten auf diese Weise auch wieder aufgerufen werden. SilverERP verfügt bereits über eine sehr leistungsstarke Suche mit der die im ERP-System hinterlegten Vorgänge, aber auch die verknüpfen Belege und Dateien aufgerufen werden können.
Schlagwort-Sammlungen
Schlagworte bilden eine zusätzliche Organisationsebene für DMS-Dokumente. Grundsätzlich werden Belege mit den zugehörigen Datensatz oder Vorgang verknüpft. So kann man beispielsweise alle DMS-Dateien aufrufen, die zu einer bestimmten Bestellung gehören. Oder alle Dateien, die bei einem Kunden hinterlegt wurden. Schlagworte können dabei helfen, die Kategorisierung der Informationen noch etwas feiner vorzunehmen.
Bei Belegen, die aus SilverERP erzeugt und im DMS abgelegt werden, erfolgt die Verschlagwortung automatisch durch das Online-ERP-System. Ein Auftragsbestätigung enthält automatisch die folgenden Schlagworte:
- Kundennummer
- Name 1
- Name 2
- PLZ
- Stadt
- Belegnummer
- Belegtyp
- Suchbegriff
- Art des Dokuments
Beim manuellen Upload von Dokumenten und Dateien in das Dokumenten Management System können die Schlagworte frei vergeben werden. Falls sichergestellt werden soll, dass unternehmensweit einheitliche Schlagworte für die DMS-Uploads verwendet werden sollen (und in der Regel ist dies der Übersichtlichkeit wegen sinnvoll), ist es möglich, gespeicherte Schlagwort-Sammlungen zu verwenden. Diese vordefinierten Schlagwort-Sammlungen werden im Upload-Dialog aufgelistet und können vom Nutzer per Klick hinzugefügt werden. Schlagwort-Sammlungen können für verschiedene Masken (Artikel, Kunden, Angebote, etc.) unterschiedlich angelegt werden.
Bei Suchabfragen im DMS wirken diese Schlagwort-Sammlungen gleichzeitig als gespeicherte Suchabfragen. Auf diese Weise entstehen virtuelle "Ordner", um Dateien abzulegen und wieder aufzurufen. Im Unterschied zu einem regulären Ordner, kann sich eine Datei jedoch in mehr als nur einem Ordner (Sammlung) befinden, je nachdem mit welchen Schlagworten man die Datei versehen hat.
Dokumente aufrufen
Wichtig zu wissen: Dokumente, die im DMS hinterlegt werden, folgen dem Rechtemodell von SilverERP. Wenn ein Benutzer berechtigt ist, eine bestimmte Funktion und Maske in SilverERP zu verwenden, dann darf er auch die im DMS hinterlegten Dokumente sehen, die mit dieser Funktion oder Belegen dieser Funktion verknüpft wurden.
Wie oben beschrieben, ist ein Dokument im DMS in der Regel an einen Vorgang oder zumindest mit einem Stammdatensatz verknüpft. Somit kann die interne Suche verwendet werden, um zunächst den Vorgang aufzurufen und dann durch Antippen des DMS-Symbols in der Symbolleiste in die DMS-Ansicht von SilverERP zu wechseln. Von dort kann das gewünschte Dokument aufgerufen, gedruckt, per E-Mail versendet oder lokal auf dem PC gespeichert werden.
Weitere Informationen zum DMS finden Sie in der Online-Dokumentation von SilverERP.