Strukturierte Prozesse und clevere Dialoge erleichtern die täglichen Aufgaben in der Buchhaltung
Abbildung: Der oben abgebildete Dialog zeigt wie Sammel-Rechnungen in SilverERP bearbeitet werden
SilverERP beherrscht die Erstellung von Einzel- und Teilzahlungsrechnungen sowie wiederkehrender Rechnungen. Auch ist es möglich, auftragsübergreifende Rechnungen zu erzeugen. Über das rollenbasierte Berechtigungssystem können Freigabe-Workflows eingerichtet werden, die die Prüfung und Freigabe von Rechnungen ab einem bestimmten Mindestbetrag notwendig machen.
Workflows automatisieren
Viele Kunden erhoffen sich von einem ERP System in der Cloud, dass es tägliche und sich häufig wiederholende Arbeiten vereinfachen kann. Unsere Cloud-ERP Software verfügt über einfach zu bedienende Dialoge, die genau das ermöglichen. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über Funktionen und Dialoge, die den Arbeitsalltag vereinfachen können.
Abbildung: Die Pfadnavigation von SilverERP enthält je nach Kontext unterschiedliche Programmsprünge
Aus jedem Auftrag kann mit wenigen Klicks eine zugehörige Rechnung erstellt werden (man tippt in der Pfadnavigation einfach auf «Rechnung»). SilverERP bietet aber Mechanismen, um Rechnungen im Wege der Stapelverarbeitung zu erstellen. Das spart Zeit und reduziert Fehler, gerade wenn es hektisch zugeht.
Sammel-Rechnungen
Mit dem Dialog Sammel-Rechnungen werden unfakturierte Lieferscheine nach den Kriterien des Nutzers zusammengefasst, fakturiert und im System erzeugt. Auf Wunsch kann die Liste der Rechnungen anschließend direkt über den Drucker oder als PDF-Dokument ausgegeben werden. Je nach nach Ausgestaltung der internen Abläufe, können die Einzelrechnungen dann vom jeweweiligen Kundenberater oder gesammelt bearbeitet werden. SilverERP kann die erzeugten Rechnungen z.B. auch im Stapel an die hinterlegten E-Mail Adressen der Kunden verschicken. Hierzu kann pro Kunde ein bevorzugter Übertragungsweg für den Rechnungsversand eingerichtet werden – etwa der Rechnungsversand auf dem Postweg oder die Rechnungszustellung per E-Mail. Mehr Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten finden Sie in der Online-Dokumentation unseres ERP-Systems.
Verwaltung der unbezahlten Rechnungen
Nachdem ein Auftrag bzw. Lieferschein fakturiert wurde, wird durch die entsprechende Kontierung ein Eintrag in der offenen Poste Liste erfasst. SilverERP verfügt über mehrere wichtige Dialoge, die der Überwachung der offenen Posten erleichtern:
- OP/Mahnwesen > Offene Posten zur Erfassung der Zahlungseingänge für alle ausstehenden Ausgangsrechnungen
- OP/Mahnwesen > Verbindlichkeiten für die Kontrolle aller Zahlungsfristen im Zusammenhang mit Eingangsrechnungen (inkl. der Berechnungen und Bedingungen der Preisnachlässe aufgrund von Skonto-Regelungen).
Mit diesen beiden zentralen Funktionen können die Mitarbeiter der Buchhaltung tagesgenau Zahlungseingänge mit den ausgestellten Rechnungen abgleichen und frühzeitig ausbleibende Zahlungen kontrollieren und gegebenenfalls an das Mahnwesen übergeben. Und auf der Seite der Verbindlichkeiten werden die vorgegebenen Zahlungstermine eingehalten, Verzugszinsen vermieden und Rabatte durch Skonto-Vereinbarungen und pünktliche Zahlung ausgenutzt.
Mahnwesen
Gemäß den Zahlungsbedingungen, die dem Kunden zugeordnet wurden, gelten für alle ausstehenden Rechnungen klare Zahlungsfristen, Mahnstufen und Gebühren. Auf Wunsch können einzelne Kunden aber auch gänzlich vom Mahnverfahren ausgeschlossen werden. Mit Hilfe des Dialogs zur Steuerung der Mahnungen verfügt die Buchhaltung über eine zentrale Stelle zur Überwachung aller fälligen und überfälligen Rechnungen. Mit dem Mahnwesen-Dialog werden außerdem Mahnläufe erzeugt oder die Mahnstufen von Rechnungen bearbeitet. Mahnungen in SilverERP sind vollwertige Belege und werden wie alle anderen Belegarten unseres Online ERP Systems mit einer individuellen Belegnummer versehen, im DMS gesichert und sind dadurch lückenlos dokumentiert. Dadurch, dass die erzeugten Mahnbelege auch automatisch beim jeweiligen Kunden im Kundenstamm abgelegt werden, haben z.B. die Kundenbetreuer immer alle Dokumente zur Hand.
Währungen und Sprachen
Unser Online ERP System wurde von Grund auf darauf ausgelegt, mit Sprachen sowie Währungen umzugehen. Jedem Kunde kann eine eigene Belegsprache sowie eine eigene Landeswährung zugeordnet werden, die automatisch bei der Belegerstellung berücksichtigt wird (SilverERP unterscheidet dabei sogar individuell nach Lieferadressen, so dass es möglich ist, dass der gleiche Kunde Belege in unterschiedlichen Sprachen erhält). Dabei erfolgt die Übersetzung des Beleges automatisch bei der Belegerstellung – Ihre Mitarbeiter arbeiten, auch bei internationalen Kunden, immer in der Systemsprache.
Über 40 weitere Dialoge für FiBu/Rechnungswesen + Controlling
Am besten überzeugen Sie sich selbst, indem Sie unser Cloud-ERP Lösung SilverERP SilverERP kostenlos für 30 Tage testen, denn die Funktionen gehen weit über das hinaus, was wir hier beschreiben können. Das Modul FiBu/Rechnungswesen + Controlling verfügt über 40 Einzeldialoge für die Unterstützung Ihres Rechnungswesen und Analyse der Buchhaltungsdaten.