Strukturieren Sie das Tagesgeschäft mit dem SilverERP-Termin-Kalender
Abbildung: Der SilverERP-Termin Kalender ist tief mit dem Online-ERP-System integriert. Jeder Termin kann mit Stamm- oder Bewegungsdaten verknüpft werden.
Mit dem Termin-Kalender erhält jeder SilverERP-Anwender ein zusätzliches Werkzeug, um das Tagesgeschäft und Abläufe zu strukturieren. Termine und Aktivitäten können mit Kollegen und Ansprechpartnern geplant, protokolliert und durchgeführt werden. Zusätzlich zu den Standard-Kalenderfunktionen, die jede gute Kalender-Software besitzt, kann der Kalender unseres Online-ERP-System mehr:
- Es lässt sich zwischen offenen und abgeschlossenen Terminen unterscheiden; so haben Sie alle aktiven Vorgänge im Blick und können erledigte Aufgaben und Termine ausblenden;
- Die Logbuch-Funktion ermöglicht es, datierte Termin-Einträge zu Stamm- oder Bewegungsdaten zu verfassen, die von allen SilverERP-Anwendern betrachtet werden können;
- Die automatische Angebotsverfolgung erstellt mit Anlage eines Angebot automatisch einen Termin im Kalender mit allen relevanten Informationen zum Nachfassen des Angebots (Kunde, Angebotsnummer, klickbarer Verweis auf das ursprüngliche Angebot).
Jeder SilverERP-Anwender erhält automatisch einen persönlichen Termin-Kalender, der mit dem Cloud-ERP verknüpft ist. Mit Hilfe von Benutzerrechten können Mitarbeiter Ihre Kalender teilen oder den Zugriff mit Schreiberechten erlauben. Es gibt auch die Möglichkeit, Gruppenkalender anzulegen, die Unternehmensweit genutzt werden können oder nur für einzelne Teams oder Abteilungen gelten sollen. Das Besondere an dem SilverERP-Kalender ist jedoch, dass er komplett mit dem ERP-System integriert ist. Durch einen Befehl in der Symbolleiste von SilverERP hat man systemweit Zugriff auf den Kalender und kann jederzeit Termine und Erinnerungen anlegen, die eine Verknüpfung zu dem jeweiligen Datensatz im ERP aufweisen. Mit Verknüpfungen können außerdem die aktuellen Kontaktdaten aller Meetingteilnehmer im Termineintrag bereitgestellt werden.
Erfassen Sie wichtige Informationen zu Kunden, Projekten und Aufträgen mit der Journal-Funktion
Abbildung: Logbuch-Einträge erlauben es Kunden- oder Auftragsspezifische Informationen zu erfassen, die für alle Mitarbeiter sichtbar sein sollen.
Kalendereinträge im persönlichen Kalender sind gemäß der persönlichen Einstellungen nur für den jeweiligen Nutzer oder für den Personenkreis sichtbar, die durch entsprechende Leserechte dazu berechtigt wurden. Der SilverERP-Kalender verfügt aber über eine besondere Terminart, die systemweit für alle SilverERP-Anwender verfügbar sind: Diese Art der Kalendereinträge nennen wir Logbuch-Einträge und sie sind insbesondere dafür praktisch, wichtige Informationen zu Kunden, Projekten oder Aufträgen zu erfassen.
Warum Logbuch-Einträge so praktisch sind, merkt man schnell, wenn man mit mehreren Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeitet oder gemeinsam einen Kunden betreut. Alle Logbuch-Einträge werden nämlich automatisch unter dem Reiter "Logbuch" des jeweiligen Datensatzes zusammengefasst (siehe Abbildung oben). Logbuch-Einträge können zu Dokumentationszwecken flexibel eingesetzt werden. Um einen neuen Logbuch-Eintrag anzulegen, genügt es auf den Reiter "Logbuch" zu wechseln und den Befehl "Eintrag erstellen" auszuwählen. Man sieht alle Logbuch-Einträge chronologisch aufgeführt, die zu dem Vorgang, Kunden (Lieferanten, Partner, ...) aufgezeichnet wurden. Praktisch um auf die Schnelle einen Überblick der letzten Aktivitäten mit einem Kunden zu erhalten oder den Stand eines Projekts zu erfassen.
Termine mit Ansprechpartnern koordinieren
Primär dient der Kalender der eigenen Arbeitsorganisation innerhalb des Unternehmens. Es ist aber ebenfalls möglich, Termine mit externen Personen zu koordinieren und dazu behilft sich der SilverERP-Kalender dem standardisierten iCal-Format. Mit Hilfe des iCal-Formats ist es nämlich möglich, auch mit externen Teilnehmern, die in SilverERP als Ansprechpartner gespeichert sind, Termine zu planen und durchzuführen. Externe Teilnehmer, also Ansprechpartner Ihrer Kunden, Lieferanten oder Partner, erhalten die Termin-Information per E-Mail im iCal-Format. In der Regel können diese Termine direkt in den eignen Kalender übernommen werden. Auch Zu- und Absagen sind auf diesem Weg möglich.
- SilverERP erlaubt die Terminplanung mit externen Teilnehmern
- Der Termin-Kalender unterstützt das Einlesen von Zu- und Absagen dieser externen Teilnehmer
- Aktualisierung von geplanten Terminen (also die Verschiebung des Termins auf ein anderes Datum)
Kalender synchronisieren
Der SilverERP-Kalender unterstützt die Google Kalender API und kann dadurch vollständig mit dem Google Kalender synchronisiert werden. So haben Sie und Ihre Aussendienstmitarbeiter auch Unterwegs vollen Zugriff auf ihre Termine, selbst ohne Anmeldung bei SilverERP. Über den Google Kalender können auch weitere Kalendersysteme eingebunden werden (Abonnement der iCal-URL).
Automatische Angebotsverfolgung
Im Firmenstamm von SilverERP lässt sich einstellen, ob automatisch ein Termin zur Angebots-Nachverfolgung im Kalender erstellt werden soll, sobald ein Angebot erzeugt wird. Es lässt sich festlegen, nach wieviel Tagen der Kalendereintrag für die Wiedervorlage erfolgen soll, zu welcher Uhrzeit und in welchem Kalender der Termin eingetragen werden soll. Der Termin enthält neben allen relevanten Informationen auch eine klickbare Verknüpfung zu dem Kunden oder Interessenten sowie zu dem jeweiligen Angebot.
Weitere Informationen zum Termin-Kalender von SilverERP finden Sie in der Online-Dokumentation von SilverERP.