Digitale Erfassung der Arbeitszeiten direkt in SilverERP
Abbildung: Das obige Bild zeigt die in SilverERP integrierte Zeiterfassung. Mit der "Speichern"-Taste wird die Kommen-Buchung erzeugt (beim nächsten Buchungsvorgang wird dagegen automatisch eine Gehen-Buchung erzeugt).
Die digitale Zeiterfassung, die vollständig im ERP-System integriert ist, erlaubt eine lückenlose, objektive und zuverlässige Abbildung aller An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter und ist das Kernstück der monatlichen Zeitabrechnung. Für die Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie ihre Arbeitszeiten komfortabel direkt in SilverERP erfassen können, auch bei mobilen Einsätzen im Aussendienst oder zu Hause im Home Office. Die Mitarbeiter profitieren von einer zuverlässigen Dokumentation aller Arbeits-, Fehl- sowie Urlaubszeiten und können diese zudem zu jederzeit über das ERP-System einsehen.
Die zuverlässige Zeiterfassung bietet beiden Seiten Sicherheit. Während die Mitarbeiter jederzeit eine transparente Dokumentation ihrer Arbeitszeiten inklusive Überstunden und dem aktuellen Urlaubsanspruch haben, wird der Arbeitgeber über Engpässe und kommende Urlaubsansprüche der Belegschaft informiert.
Die SilverERP Zeiterfassung verfügt über mehrere Dialoge zur Eingabe und Überwachung der Arbeits- und Urlaubszeiten sowie einem eigenen Dialog zur Erstellung und Verwaltung der Zeitabrechnungen.
Zeiterfassung durchführen
Um die Kommen- sowie Gehen-Buchung in SilverERP festzuhalten, muss ein Mitarbeiter lediglich den Zeiterfassungs-Dialog starten und mit der Speichern-Taste seine Buchung bestätigen. Das System schaltet automatisch in den richtigen Modus und hält Datum und Uhrzeit der Arbeitszeitbuchung fest. Bei der nächsten Zeitbuchung wird automatisch eine Gehen-Buchung eingetragen. So wird entweder der Beginn der Pause oder die Schlussbuchung des jeweiligen Arbeitstags dokumentiert. Natürlich erlaubt SilverERP die Konfiguration von unterschiedlichen Zeitmodellen, etwa um betriebliche bzw. gesetzliche Ruhepausen automatisch bei der Arbeitszeiterfassung zu berücksichtigen.
Der Mitarbeiter kann seine aktuellen Buchungen einsehen und erhält einen Überblick über Resturlaub, geplante Urlaubstage, aktuelle Ist- sowie Sollzeit sowie dem Übertrag aus dem Vormonat.
Die diskutierten Neuregelungen, die in das Arbeitszeitgesetz übernommen werden sollen, beinhalten, dass alle Zeiten rechtssicher dokumentiert werden sollen und diese Daten bei Kontrollen, einen Nachweis über die tatsächlich erbrachten Arbeitszeiten liefern müssen. Zudem soll überprüfbar sein, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich erfassen. SilverERP verfügt über mehrere Dialoge im Zeiterfassungs-Modul, u.a. die Dialoge “Aktuelle Buchungen” sowie die “Anwesenheitsliste”, die das Unternehmen bei diesen Pflichten unterstützen kann.
Aktuelle Buchungen
Der Dialog Aktuelle Buchungen stellt eine komfortable Übersicht aller Zeitbuchungen der Belegschaft zur Verfügung. Zeitbuchungen können nach Datum sowie nach Mitarbeiter oder Abteilung gefiltert werden. Falls Fehlbuchungen korrigiert werden müssen, können diese durch Antippen bearbeitet werden. Der Dialog wird typischerweise durch das Berechtigungssystem eingeschränkt und ist nur von Geschäftsleitung und Personalabteilung einseh- bzw. nutzbar.
Anwesenheitsliste
Die Anwesenheitsliste zeigt eine Liste der Belegschaft zum Tagesdatum mit deren aktuellen Zeitbuchungen.
Urlaub / Krank
Der Dialog zur Erfassung der Urlaubs-, Krank- und Sonderzeiten, zeigt die Summen der einzelnen Fehltage in einer Übersicht unterhalb des Urlaubs- und Fehlzeitenkalenders an. So sehen Sie in den einzelnen Spalten u.a. die geplanten und genommenen Urlaubstage, Krankheitstage, eingetragene Feiertage und Sonderzeiten. In der letzten Spalte werden die freien Tage aufgelistet oder, wenn man seine freien Tage übererschöpft hat, auch die dem Gesamturlaubsanspruch übersteigende Anzahl Tage mit einem negativen Wert ausgewiesen.
Wenn kein Mitarbeiter ausgewählt wurde, erhält man so z.B. eine Übersicht über den Urlaubsstatus aller Mitarbeiter.
Abrechungen
Der Dialog Zeiterfassung-Abrechnung komplettiert die Zeiterfassung, da sie die monatliche Zeitabrechnung ermöglicht, die einerseits die Buchungen im Mitarbeiterstamm festschreiben und andererseits für jeden Mitarbeiter ein PDF mit der Zeitabrechnung im DMS ablegen. Der europäische Gerichtshof gibt vor, dass die Aufzeichnungen manipulationssicher und elektronisch aufbewahrt werden müssen. Beiden Anforderungen entspricht SilverERP.
Zusammenfassung
2019 hat der Europäische Gerichtshof eine Entscheidung zum Thema Zeiterfassung getroffen, die Auswirkungen auch auf die nationalen Gesetze hat. Gemäß dem Urteil des EuGH sollen Arbeitgeber verpflichtet werden, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Der Europäische Gerichtshof nennt zwar keine Fristen für die Umsetzung, legte jedoch fest, dass die EU-Staaten dieses Urteil in nationalen Gesetzen umsetzen müssen.
Gemäß dem europäische Urteil sollen Arbeitszeiten verbindlich, objektiv und auf verlässliche Weise gemessen werden können. Es soll ein »objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung« eingerichtet werden.
Anwender von SilverERP können mit unserem Modul zur Zeiterfassung, schon jetzt den rechtlichen Anforderungen entsprechen und verwenden ein mit dem ERP-System integriertes Zeiterfassungssystem, das die Basis für eine transparente Planung von Ressourcen und Dienstplänen bildet.
Weitere Informationen zur Zeiterfassung in SilverERP finden Sie in der Online-Dokumentation.