Effiziente Auftragsbearbeitung
Abbildung: Die Auftragsmaske zeigt auf einen Blick den Status und Auftragswert aller offenen Aufträge eines Tages oder eines Kunden. Mit Hilfe der Livesuche kann jede Maske in Echtzeit durchsucht werden (beim Öffnen der Maske befindet sich der Cursor schon im Suchfeld)
Mit der rechtzeitigen Bearbeitung und Auslieferung von Kundenaufträgen steht und fällt die Reputation eines Unternehmens. Obwohl sich kein Unternehmen über ansteigende Umsatzzahlen beschweren wird, kann es auch zu einer Herausforderung werden, wenn die Anzahl der Kundenaufträge steigt. Ein smartes online ERP System unterstützt Sie, Bestellungen pünktlich auszuliefern und auch komplexe Geschäftsfälle abzubilden. Eine reibungslose Auftragsabwicklung sorgt für zufriedene Kunden und Folgegeschäfte.
Ein organisierter Auftragsverwaltungsprozess ist ein Indikator für die Effizienz des Unternehmens. Es minimiert die Kosten des Lagerbestands und spart sowohl Zeit und betriebliche Ressourcen. All dies lässt sich mit der Implementierung eines online ERP Systems erreichen.
Rolle des ERP Systems
Ein typischer Auftrag beginnt mit der Neuanlage des Kundenauftrags durch das Verkaufsteam. Jeder Auftrag enthält in der Regel eine Kundennummer, Artikelnummern für die bestellten Waren oder Leistungen, Angaben zur Auftragsgröße und Hinweise zu den Lieferungen. Diese Informationen werden über die Cloud-ERP Software in der Regel durch Vorgaben im Kunden- und Artikelstamm sowie der Preisfindung automatisch erstellt und der Auftragseingang dokumentiert. Damit beginnt eine Kette von automatisierten Ereignissen, die die Überwachung und Steuerung des Auftragsprozesses ermöglichen. Alle betroffenen Abteilungen des Unternehmens erhalten die für sie wichtigen Informationen und können den Auftrag gemeinsam in Echtzeit bearbeiten. Unser ERP System für die Cloud dokumentiert die Vorgänge und speichert die erstellten Belege im Dokumenten Management System ab.
Bearbeitung von Kundenaufträgen
Die Auftragsabwicklung ist die wichtigste Funktion im Auftragsmanagement. Schon bei der Neuanlage des Kundenauftrags im Warenwirtschaftssystem, kann der Mitarbeiter der Verkaufsabteilung den Lagerbestand überprüfen und Aussagen zur Warenverfügbarkeit und Lieferfristen treffen. Bei Verfügbarkeit der Auftragsartikel oder wenn auch Teillieferungen erwünscht sind, kann im nächsten Schritt die Zusammenstellung des Auftrags beginnen. Das Online ERP System unterstützt den Lagerist mit dedizierten Dialogen für die effiziente Zusammenstellung der Artikel, dem Druck des Lieferscheins sowie den Versandscheinen. Über diverse Schnittstellen können Versanddienstleister direkt an das Cloud-ERP System angebunden werden. SilverERP unterstützt Barcodes, die auf Belegen gedruckt werden, um sie bei den unterschiedlichen Unternehmensabläufen mit Hilfe von mobilen Barcodescannern zu nutzen.
Zum Zeitpunkt des Versands kann automatisiert die Kundenrechnung unter Berücksichtigung der Frachtkosten erstellt werden. Durch den hohen Automatisierungsgrad, die ein ERP-System ermöglicht, sind die Fehlerquoten bei der Auftragsabwicklung gering. Die beteiligten Unternehmensbereiche können den Auftragsfortschritt in Echtzeit verfolgen und ihre Aufgaben entsprechend planen. Insbesondere wenn mehrere Personen oder Abteilungen gleichzeitig an einem Auftrag arbeiten, ist die zentrale Auftragserfassung ein großer Vorteil gegenüber Unternehmen, die nicht die integrationstiefe eines Warenwirtschaftssystem in ihren Abläufen nutzen. Als weiteren Vorteil wird von vielen Mitarbeitern die Zeitersparnis aus der Nutzung von SilverERP betrachtet, weil Rückfragen einfach durch die Nutzung des ERP-Systems minimiert werden. Dies befreit die Mitarbeiter von der Belastung übermäßiger Kommunikation, die außerdem zu Zeitverlusten führt. Außerdem kann durch die Dokumentation innerhalb des ERP-Systems und durch den Verweis auf den jeweiligen Auftrag zu jeder Zeit der Auftragsfortschritt intern verfolgt und dem Kunden kommuniziert werden.
Anpassung auf die Bedürfnisse der Kunden
Die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Kunden sind sehr unterschiedlich. Häufig verfügen Kunden über unterschiedliche Adressen (Rechnungsadresse, diverse Lieferadressen und –Instruktionen), kundenspezifische Bedingungen für die Preisgestaltung und Rabatten, oder auch individuelle Kredit- und Auftragslimits. Unsere ERP-Software ist darauf ausgelegt, mit diesen Unterschieden umzugehen. Alle kundenspezifischen Anforderungen werden bei der initialen Kundenanlage im CRM und der jeweiligen Kundenauftragsbearbeitung berücksichtigt.
Kontinuierliche Verbesserung
Das ERP-System ermöglicht die Analyse des Auftragsaufkommens und Erstellung von Berichten, um die Effizienz des Unternehmens bei der Auftragsabwicklung zu verfolgen. Es ermöglicht, Prozesse im Unternehmen zu identifizieren, die zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen geführt haben oder möglicherweise zukünftig führen könnten.
Smarte und effizientere durch Verwendung eines Cloud-ERP Systems
Von Angebot zu Auftrag
Die Stärke eines ERP-Systems ist durch Systematisierung von Prozessen und standardisierten Vorgaben innerhalb des Unternehmen so zu strukturieren, dass die verschiedenen Abläufe, von denen viele ineinander greifen, möglichst reibungslos abgebildet werden können. Bei der Kommunikation mit dem Kunden heißt das z. B., dass mit wenigen Schritten ein überzeugendes Angebot erstellt werden kann. Dabei spielt die Verfügbarkeit der Waren und die Ertrags-Kalkulation genauso eine wichtige Rolle wie die Kenntnis über mögliche Vereinbarungen von Kundenrabatten oder individuellen Absprachen der Lieferbedingungen des Kunden. Diese Informationen können für jeden Kunden individuell hinterlegt werden, sodass sie automatisch Anwendung bei der Erstellung von Angeboten und Aufträgen finden. Natürlich kann bei der Auftragserteilung das zuvor erstellte Angebot als Basis für die Auftragsbestätigung genutzt werden. Es lassen sich auch zuvor abgegebene Angebote als Vorlage für ein neues Angebot (an den gleichen oder einen neuen Kunden oder Interessenten) nutzen.
Preisfindung
Sobald sie im Dialog zur Eingabe von Belegpositionen von SilverERP einen Artikel in die Maske laden, wird die Preisfindung aktiviert. Sie wird auch bei Mengenänderungen ausgefüllt, wenn kein manueller Preis eingegeben wurde und die Position noch nicht berechnet ist. Weicht die Währung eines Preises von der Belegwährung ab, wird dieser gemäß dem Umrechnungsfaktor in den Stammdaten in die Belegwährung umgerechnet. SilverERP hat ein mehrstufiges System für die Preisfindung. In herabsteigender Priorität sind dies:
- Kundenartikel Preis (vereinzelt in SilverERP noch mit Kundensonderpreis bezeichnet)
- Preislisten, die Kunden zugeordnet werden
- Artikel-Preisgruppenpreis aus dem Artikelstamm
Bei Verkaufsbelegen stehen Ihnen außerdem die Möglichkeit des Konditionsgebers (ein anderer Kundendatensatz, dem spezielle Konditionen zugeordnet wurden) sowie die Nutzung von Rabatten zur Verfügung. Mehr Informationen zur Preisfindung und der Nutzung von Rabatten finden Sie in der Online-Dokumentation von SilverERP.
Rahmenaufträge
Eine häufig genutzte Auftragsart zwischen Auftragnehmer und Kunden sind Rahmenaufträge oder auch Rahmenverträge, die regeln, dass ein Artikel über einen festgelegten Zeitraum in Teilmengen abgerufen werden darf. Dies ermöglicht eine bessere Planung bei der Fertigung und/oder beim Einkauf, wodurch eine höhere Verfügbarkeit der Produkte und kürzere Lieferzeiten erreicht werden kann. SilverERP erlaubt die Abbildung von Rahmenaufträge sowohl in der Auftragsabwicklung als auch im Einkauf in der Form von Rahmen-Bestellungen.
Stapelverarbeitung
SilverERP verfügt über Dialoge, um Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen per Stapeldruck zu verarbeiten. So können die Belege eines bestimmten Zeitraumes oder eines Kundendatensatzes per Stapelverarbeitung zusammengefasst ausgegeben werden. Gerade für Kunden mit einem hohen Auftragsvolumen oder vielen Einzelaufträgen trägt die Stapelverarbeitung zu einer effizienteren Auftragsabwicklung bei.
Angebot- und Auftragsübersicht
Mit Hilfe der Angebots- oder der Auftragsübersicht verfügen unsere Kunden über eine filterbare tabellarische Anzeige aller in SilverERP angelegten Angebote und Aufträge. Diese Dialoge sind ein Beispiel für die dispositiven Masken von SilverERP, deren Anzeige durch Auswahl von Filtern und Kontrollboxen verändert werden können. Wie in den meisten Dialogen können die Daten aus Listenansichten als CSV oder in der Form einer Tabelle exportiert und weiterverarbeitet werden.
Rücksendungen
Mit SilverERP verwalten Sie natürlich auch Ihre Rücksendungen, um einerseits falsch gelieferte Waren zurückzunehmen und wieder in den Lagerbestand zu übernehmen und anderseits um Reparaturaufträge und Reklamationen zu bearbeiten. Im System angelegte Rücksendungen dokumentieren den Rücksendungs-Vorgang, so dass zurückerhaltene Artikel sowie ggf. Reparaturarbeiten nachvollzogen werden können.