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Erfüllung der Informations- und Dokumentationspflichten

Dedizierte Datenschutz-Werkzeuge unterstützen bei der Umsetzung der DSGVO-Pflichten

Informations- und Rechenschaftspflichten – Was ist damit gemeint?

Damit Betroffene die Rechte ausüben können, die ihnen nach der DSGVO zustehen, muss ihnen bekannt sein, wer ihre Personendaten verarbeitet. Aus diesem Grund beinhaltet die DSGVO unterschiedliche Informationspflichten, die Verantwortliche beachten müssen. Welche Regelungen dies im Einzelnen sind, soll in diesem Artikel kurz zusammengefasst werden, aber insbesondere möchten wir zeigen, wie komfortabel diese DSGVO-Pflichten mit SilverERP zu erledigen sind.

Informationspflicht gemäß Art. 13/14 DSGVO

Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten verlangt die DSGVO, dass dem Betroffenen offengelegt werden muss, welche Daten vom ihm erhoben und verarbeitet werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Hintergrund sind die Regelungen von Artikel 13 sowie 14 der DSGVO, die besagen, dass mit Erhebung von personenbezogenen Daten eine Informationspflicht gegenüber der betroffenen Person besteht. Die Gedanke dabei ist unter anderem, dass betroffene Personen ihre Rechte nur dann ausüben können, wenn sie Kenntnis über die Datenverarbeitung haben.

Welche Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen und zu welchen Fristen wird detailliert in den vorgenannten Artikeln der DSGVO beschrieben und von den Unternehmen üblicherweise in den auf der Webseite veröffentlichten Datenschutzhinweisen zusammengefasst.

Landesdatenschutzbeauftragte sagen: "Veröffentlichung auf der Webseite womöglich nicht ausreichend"

Es gibt mittlerweile Stimmen von Landesdatenschutzbeauftragten, die sagen, dass die einfache Veröffentlichung auf der Webseite nicht genügt, um die Betroffenen ausreichend und rechtzeitig zu informieren (siehe z.B. den Beitrag Informationspflichten von Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen). Wir teilen die Ansicht der Landesdatenschutzbeauftragten und denken, dass eine transparente Information eine aktive Ansprache bedingt und haben uns daher für den unten beschriebenen Weg entschieden.

Rechenschaftspflichten gemäß Art. 5 DSGVO

Die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten heben hervor, dass der Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können muss. Der Begriff "Rechenschaftspflicht" wird zusätzlich explizit erwähnt. Es obliegt also dem Unternehmen, jederzeit dokumentieren zu können, dass die Regeln der DSGVO beachtet und umgesetzt werden.

SilverERP hilft bei beiden Fragestellungen

Unser Online ERP System SilverERP verfügt über Funktionen, um die oben beschriebenen datenschutzrechlichen Regelungen komfortabel und sehr zeitsparend umzusetzen:

1. Informationspflichten: Mit vorgefertigten Nachrichten können die Datenschutzhinweise mit wenigen Klicks direkt aus Kunden-, Lieferanten- sowie Mitarbeiterstamm geschickt werden (denn die Informationspflichten gelten natürlich auch intern gegenüber den Beschäftigten)
2. Rechenschaftspflichten: Versandte Datenschutz-Nachrichten werden protokolliert und im DMS abgelegt
3. Fortlaufende Auswertung: Damit die fortlaufende Überwachung oder punktuelle Auswertung bei internen Audits jederzeit möglich ist, werden die Stati der angelegten Datenschutz-Nachrichten über Kunden- und Lieferantenlisten zur Verfügung gestellt
4. Zukunftsfähig: Wir rollen die Datenschutz-Nachrichten mit einigen typischen Anwendungsfällen aus, aber das System ist so konzipiert, dass es beliebig erweitert und angepasst werden kann (das System könnte z.B. genauso für die Bearbeitung von Betroffenen-Auskünfte verwendet werden)

Diese Datenschutz-Werkzeuge erlauben die Etablierung von standardisierten Prozessen, um genau den oben beschriebenen Regelungen und Vorgaben der DSGVO zu entsprechen. Das bedeutet also, dass Sie sowohl transparent und zeitnah mit Kunden, Lieferanten und Partnern kommunizieren können. Darüber hinaus können Sie Kunden, Lieferanten und Partner über die Verarbeitung der Daten aufklären und mittels der zugesandten Informationen die jeweiligen Rechte erläutern. Alle Vorgänge werden zudem automatisch für Sie dokumentiert.

Sie möchten die Datenschutz-Werkzeuge einsetzen?

Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Datenschutz-Funktionen in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen. Derzeit unterstützen wir Sie bei der Konfiguration der Datenschutz-Funktionen in SilverERP und einer kurzen Einführung online zum Pauschalpreis von € 255,-- (zuzüglich MwSt). Dies beinhaltet:

• Beispielvorlagen für die Art. 13 DSGVO Informationspflicht
• Schriftliche Anwendungsbeschreibung zur Verwendung der Funktionen
• Konfiguration der Datenschutz-Nachricht (Informationspflicht Art. 13 DSGVO) im Kundenstamm, Lieferantenstamm und Mitarbeiterstamm
• Persönliche Vorstellung der Funktionen in einem Online-Meeting (ca. 30 Minuten)

Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen.