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Seriennummern- und Chargenverfolgung erklärt

Die Seriennummer-/Chargenverfolgung ermöglicht die Identifizierung und Nachverfolgung von einzelnen…

Die Seriennummer-/Chargenverfolgung ermöglicht die Identifizierung und Nachverfolgung von einzelnen Artikeln oder mehreren Artikeln zusammen innerhalb einer Charge. Wenn jedes einzelne Bauteil oder jeder einzelne verkaufte Artikel eindeutig identifiziert und nachverfolgt werden kann, spricht man von der Seriennummerverfolgung. Um eine Chargenverfolgung handelt es sich, wenn mehrere Artikel gemeinsam eine Charge bilden. Chargen werden häufig in der Fertigung genutzt, um gleichartige Produkte zu klassifizieren, die mit den gleichen Komponenten hergestellt wurden. Unser Cloud-ERP verfügt daher über die Möglichkeit, systemweit für jeden Artikel festzulegen, ob er seriennummernverwaltet, chargenverwaltet oder keiner der beiden Eigenschaften besitzen soll. In Verbindung mit Seriennummer- bzw. Chargenverfolgung kann eine lückenlose Verwaltung der Artikel gewährleistet werden.

Seriennummernverwaltung

Bei seriennummernverwalteten Artikeln wird für jede Lagerbewegung protokolliert, um welche eindeutige Seriennummer es sich handelt; d.h. dass z.B. im Lieferschein bei der Kommissionierung die jeweilige Seriennummer ausgewählt werden muss, die an den Kunden geliefert wird. Die Seriennummer ist die eindeutige Bezeichnung eines Produkts des Herstellers und erlaubt so die Rückverfolgung auf die Produktionsbedingungen und den verwendeten Baukomponenten. In der Praxis ermöglicht die Nutzung von Seriennummern erweiterte Garantie- oder zusätzliche Dienstleistungen oder aber kann zu Produktrückrufen verwendet werden.

Chargenverwaltung

Ist der Artikel chargenverwaltet, werden Gruppen von Artikeln in einzelnen oder mehreren Chargen zusammengefasst. Auch in diesem Fall werden die Lagerbewegungen der einzelnen Chargen mitgeschrieben, aber es ist etwas weniger aufwendig als bei seriennummerverwalteten Artikeln. Bei der Erstellung eines Lieferscheins z.B. genügt es einmal die Charge auszuwählen, aus welcher der Lieferschein bedient wird (wenn der Bestand dieser Charge für die Lieferung ausreicht). In der Fertigung oder im Einkaufswesen lassen sich mit Hilfe von Chargen die Produktkomponenten und Rohmaterialien eines Artikels aufschlüsseln. So können Mängel oder Verbesserungen an einzelnen Komponenten festgehalten oder zurückverfolgt werden. Insbesondere in der Lebensmittelindustrie, der chemischen Industrie sowie bei der Herstellung von Arzneimitteln und Medikamenten spielt die Chargenverwaltung eine hervorgehobene Rolle, da häufig gesetzliche Verpflichtungen bzw. unilaterale Verpflichtungen zwischen Lieferanten und Abnehmern für die Nachvollziehbarkeit der verwendeten Inhaltsstoffe bestehen.

Seriennummern und Chargen bei Bestellungen (Einkauf)

Damit die Kette der einzelnen Komponenten, die zur Herstellung von Waren notwendig sind, nachvollziehbar bleiben, muss bereits mit der Einbuchung der Waren ins Lager die Seriennummer oder Charge der Artikel festgehalten werden. Daher sollten mit dem Wareneingang diese Informationen erfasst und dokumentiert werden. Dabei kann es sich um die Seriennummern- oder Chargeninformationen des Lieferanten handeln oder eine neue Seriennummer bzw. Charge, die das Unternehmen selbst vergibt.

Seriennummern und Chargen im Lagerbestand

Bei seriennummern- bzw. chargengeführten Artikeln die jederzeitige Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist, muss mit der Einbuchung zum Lagerbestand auch die jeweilige Seriennummer oder Charge hinzugebucht werden. Bei Einkaufsartikeln erfolgt dies sinnvollerweise im Wareneingang der Bestellung. Bei Artikeln, die vom Unternehmen selbst hergestellt werden, ist die Erfassung der Seriennummern und Chargen ein Teil des Herstellungsprozesses und Fertigmeldung bzw. Einbuchung der produzierten Waren in den Lagerbestand. Ist ein Artikel seriennummern- oder chargenverwaltet muss für jede Lagerbewegung ausgewählt werden, welche Seriennummer oder Charge verschickt, umgelagert oder in einem Fertigungsauftrag verbaut werden soll.

Seriennummern und Chargen in der Fertigung

Bei der Produktion von Waren und Halberzeugnissen oder der Veredelung von Rohstoffen spielt die Seriennummern- und Chargenverwaltung häufig eine wichtige Rolle. So kann es notwendig oder zumindest gewünscht sein, dass zusätzlich zur Erfassung der Seriennummer oder Charge des Endprodukts, diese Informationen auch für die Bestandteile und Komponenten, die zur Herstellung des Produkts notwendig sind, mitgeschrieben werden. In diesem Fall werden die Seriennummern und Chargen aller Komponenten eines Fertigungsauftrags protokolliert. Auf diese Weise kann für jeden produzierten Artikel und Fertigungsauftrag genau nachvollzogen werden, welche Komponenten enthalten waren.

Wie Sie in unserer Cloud-ERP Software mit Seriennummern und Chargen arbeiten, ist in der Online-Dokumentation von SilverERP beschrieben. 

Erfüllung der Informations- und Dokumentationspflichten

Dedizierte Datenschutz-Werkzeuge unterstützen bei der Umsetzung der DSGVO-Pflichten

Informations- und Rechenschaftspflichten – Was ist damit gemeint?

Damit Betroffene die Rechte ausüben können, die ihnen nach der DSGVO zustehen, muss ihnen bekannt sein, wer ihre Personendaten verarbeitet. Aus diesem Grund beinhaltet die DSGVO unterschiedliche Informationspflichten, die Verantwortliche beachten müssen. Welche Regelungen dies im Einzelnen sind, soll in diesem Artikel kurz zusammengefasst werden, aber insbesondere möchten wir zeigen, wie komfortabel diese DSGVO-Pflichten mit SilverERP zu erledigen sind.

Informationspflicht gemäß Art. 13/14 DSGVO

Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten verlangt die DSGVO, dass dem Betroffenen offengelegt werden muss, welche Daten vom ihm erhoben und verarbeitet werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Hintergrund sind die Regelungen von Artikel 13 sowie 14 der DSGVO, die besagen, dass mit Erhebung von personenbezogenen Daten eine Informationspflicht gegenüber der betroffenen Person besteht. Die Gedanke dabei ist unter anderem, dass betroffene Personen ihre Rechte nur dann ausüben können, wenn sie Kenntnis über die Datenverarbeitung haben.

Welche Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen und zu welchen Fristen wird detailliert in den vorgenannten Artikeln der DSGVO beschrieben und von den Unternehmen üblicherweise in den auf der Webseite veröffentlichten Datenschutzhinweisen zusammengefasst.

Landesdatenschutzbeauftragte sagen: "Veröffentlichung auf der Webseite womöglich nicht ausreichend"

Es gibt mittlerweile Stimmen von Landesdatenschutzbeauftragten, die sagen, dass die einfache Veröffentlichung auf der Webseite nicht genügt, um die Betroffenen ausreichend und rechtzeitig zu informieren (siehe z.B. den Beitrag Informationspflichten von Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen). Wir teilen die Ansicht der Landesdatenschutzbeauftragten und denken, dass eine transparente Information eine aktive Ansprache bedingt und haben uns daher für den unten beschriebenen Weg entschieden.

Rechenschaftspflichten gemäß Art. 5 DSGVO

Die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten heben hervor, dass der Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können muss. Der Begriff "Rechenschaftspflicht" wird zusätzlich explizit erwähnt. Es obliegt also dem Unternehmen, jederzeit dokumentieren zu können, dass die Regeln der DSGVO beachtet und umgesetzt werden.

SilverERP hilft bei beiden Fragestellungen

Unser Online ERP System SilverERP verfügt über Funktionen, um die oben beschriebenen datenschutzrechlichen Regelungen komfortabel und sehr zeitsparend umzusetzen:

1. Informationspflichten: Mit vorgefertigten Nachrichten können die Datenschutzhinweise mit wenigen Klicks direkt aus Kunden-, Lieferanten- sowie Mitarbeiterstamm geschickt werden (denn die Informationspflichten gelten natürlich auch intern gegenüber den Beschäftigten)
2. Rechenschaftspflichten: Versandte Datenschutz-Nachrichten werden protokolliert und im DMS abgelegt
3. Fortlaufende Auswertung: Damit die fortlaufende Überwachung oder punktuelle Auswertung bei internen Audits jederzeit möglich ist, werden die Stati der angelegten Datenschutz-Nachrichten über Kunden- und Lieferantenlisten zur Verfügung gestellt
4. Zukunftsfähig: Wir rollen die Datenschutz-Nachrichten mit einigen typischen Anwendungsfällen aus, aber das System ist so konzipiert, dass es beliebig erweitert und angepasst werden kann (das System könnte z.B. genauso für die Bearbeitung von Betroffenen-Auskünfte verwendet werden)

Diese Datenschutz-Werkzeuge erlauben die Etablierung von standardisierten Prozessen, um genau den oben beschriebenen Regelungen und Vorgaben der DSGVO zu entsprechen. Das bedeutet also, dass Sie sowohl transparent und zeitnah mit Kunden, Lieferanten und Partnern kommunizieren können. Darüber hinaus können Sie Kunden, Lieferanten und Partner über die Verarbeitung der Daten aufklären und mittels der zugesandten Informationen die jeweiligen Rechte erläutern. Alle Vorgänge werden zudem automatisch für Sie dokumentiert.

Sie möchten die Datenschutz-Werkzeuge einsetzen?

Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Datenschutz-Funktionen in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen. Derzeit unterstützen wir Sie bei der Konfiguration der Datenschutz-Funktionen in SilverERP und einer kurzen Einführung online zum Pauschalpreis von € 255,-- (zuzüglich MwSt). Dies beinhaltet:

• Beispielvorlagen für die Art. 13 DSGVO Informationspflicht
• Schriftliche Anwendungsbeschreibung zur Verwendung der Funktionen
• Konfiguration der Datenschutz-Nachricht (Informationspflicht Art. 13 DSGVO) im Kundenstamm, Lieferantenstamm und Mitarbeiterstamm
• Persönliche Vorstellung der Funktionen in einem Online-Meeting (ca. 30 Minuten)

Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen.