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Seriennummern- und Chargenverfolgung erklärt

Die Seriennummer-/Chargenverfolgung ermöglicht die Identifizierung und Nachverfolgung von einzelnen…

Die Seriennummer-/Chargenverfolgung ermöglicht die Identifizierung und Nachverfolgung von einzelnen Artikeln oder mehreren Artikeln zusammen innerhalb einer Charge. Wenn jedes einzelne Bauteil oder jeder einzelne verkaufte Artikel eindeutig identifiziert und nachverfolgt werden kann, spricht man von der Seriennummerverfolgung. Um eine Chargenverfolgung handelt es sich, wenn mehrere Artikel gemeinsam eine Charge bilden. Chargen werden häufig in der Fertigung genutzt, um gleichartige Produkte zu klassifizieren, die mit den gleichen Komponenten hergestellt wurden. Unser Cloud-ERP verfügt daher über die Möglichkeit, systemweit für jeden Artikel festzulegen, ob er seriennummernverwaltet, chargenverwaltet oder keiner der beiden Eigenschaften besitzen soll. In Verbindung mit Seriennummer- bzw. Chargenverfolgung kann eine lückenlose Verwaltung der Artikel gewährleistet werden.

Seriennummernverwaltung

Bei seriennummernverwalteten Artikeln wird für jede Lagerbewegung protokolliert, um welche eindeutige Seriennummer es sich handelt; d.h. dass z.B. im Lieferschein bei der Kommissionierung die jeweilige Seriennummer ausgewählt werden muss, die an den Kunden geliefert wird. Die Seriennummer ist die eindeutige Bezeichnung eines Produkts des Herstellers und erlaubt so die Rückverfolgung auf die Produktionsbedingungen und den verwendeten Baukomponenten. In der Praxis ermöglicht die Nutzung von Seriennummern erweiterte Garantie- oder zusätzliche Dienstleistungen oder aber kann zu Produktrückrufen verwendet werden.

Chargenverwaltung

Ist der Artikel chargenverwaltet, werden Gruppen von Artikeln in einzelnen oder mehreren Chargen zusammengefasst. Auch in diesem Fall werden die Lagerbewegungen der einzelnen Chargen mitgeschrieben, aber es ist etwas weniger aufwendig als bei seriennummerverwalteten Artikeln. Bei der Erstellung eines Lieferscheins z.B. genügt es einmal die Charge auszuwählen, aus welcher der Lieferschein bedient wird (wenn der Bestand dieser Charge für die Lieferung ausreicht). In der Fertigung oder im Einkaufswesen lassen sich mit Hilfe von Chargen die Produktkomponenten und Rohmaterialien eines Artikels aufschlüsseln. So können Mängel oder Verbesserungen an einzelnen Komponenten festgehalten oder zurückverfolgt werden. Insbesondere in der Lebensmittelindustrie, der chemischen Industrie sowie bei der Herstellung von Arzneimitteln und Medikamenten spielt die Chargenverwaltung eine hervorgehobene Rolle, da häufig gesetzliche Verpflichtungen bzw. unilaterale Verpflichtungen zwischen Lieferanten und Abnehmern für die Nachvollziehbarkeit der verwendeten Inhaltsstoffe bestehen.

Seriennummern und Chargen bei Bestellungen (Einkauf)

Damit die Kette der einzelnen Komponenten, die zur Herstellung von Waren notwendig sind, nachvollziehbar bleiben, muss bereits mit der Einbuchung der Waren ins Lager die Seriennummer oder Charge der Artikel festgehalten werden. Daher sollten mit dem Wareneingang diese Informationen erfasst und dokumentiert werden. Dabei kann es sich um die Seriennummern- oder Chargeninformationen des Lieferanten handeln oder eine neue Seriennummer bzw. Charge, die das Unternehmen selbst vergibt.

Seriennummern und Chargen im Lagerbestand

Bei seriennummern- bzw. chargengeführten Artikeln die jederzeitige Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist, muss mit der Einbuchung zum Lagerbestand auch die jeweilige Seriennummer oder Charge hinzugebucht werden. Bei Einkaufsartikeln erfolgt dies sinnvollerweise im Wareneingang der Bestellung. Bei Artikeln, die vom Unternehmen selbst hergestellt werden, ist die Erfassung der Seriennummern und Chargen ein Teil des Herstellungsprozesses und Fertigmeldung bzw. Einbuchung der produzierten Waren in den Lagerbestand. Ist ein Artikel seriennummern- oder chargenverwaltet muss für jede Lagerbewegung ausgewählt werden, welche Seriennummer oder Charge verschickt, umgelagert oder in einem Fertigungsauftrag verbaut werden soll.

Seriennummern und Chargen in der Fertigung

Bei der Produktion von Waren und Halberzeugnissen oder der Veredelung von Rohstoffen spielt die Seriennummern- und Chargenverwaltung häufig eine wichtige Rolle. So kann es notwendig oder zumindest gewünscht sein, dass zusätzlich zur Erfassung der Seriennummer oder Charge des Endprodukts, diese Informationen auch für die Bestandteile und Komponenten, die zur Herstellung des Produkts notwendig sind, mitgeschrieben werden. In diesem Fall werden die Seriennummern und Chargen aller Komponenten eines Fertigungsauftrags protokolliert. Auf diese Weise kann für jeden produzierten Artikel und Fertigungsauftrag genau nachvollzogen werden, welche Komponenten enthalten waren.

Wie Sie in unserer Cloud-ERP Software mit Seriennummern und Chargen arbeiten, ist in der Online-Dokumentation von SilverERP beschrieben. 

Erfüllung der Informations- und Dokumentationspflichten

Dedizierte Datenschutz-Werkzeuge unterstützen bei der Umsetzung der DSGVO-Pflichten

Informations- und Rechenschaftspflichten – Was ist damit gemeint?

Damit Betroffene die Rechte ausüben können, die ihnen nach der DSGVO zustehen, muss ihnen bekannt sein, wer ihre Personendaten verarbeitet. Aus diesem Grund beinhaltet die DSGVO unterschiedliche Informationspflichten, die Verantwortliche beachten müssen. Welche Regelungen dies im Einzelnen sind, soll in diesem Artikel kurz zusammengefasst werden, aber insbesondere möchten wir zeigen, wie komfortabel diese DSGVO-Pflichten mit SilverERP zu erledigen sind.

Informationspflicht gemäß Art. 13/14 DSGVO

Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten verlangt die DSGVO, dass dem Betroffenen offengelegt werden muss, welche Daten vom ihm erhoben und verarbeitet werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Hintergrund sind die Regelungen von Artikel 13 sowie 14 der DSGVO, die besagen, dass mit Erhebung von personenbezogenen Daten eine Informationspflicht gegenüber der betroffenen Person besteht. Die Gedanke dabei ist unter anderem, dass betroffene Personen ihre Rechte nur dann ausüben können, wenn sie Kenntnis über die Datenverarbeitung haben.

Welche Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen und zu welchen Fristen wird detailliert in den vorgenannten Artikeln der DSGVO beschrieben und von den Unternehmen üblicherweise in den auf der Webseite veröffentlichten Datenschutzhinweisen zusammengefasst.

Landesdatenschutzbeauftragte sagen: "Veröffentlichung auf der Webseite womöglich nicht ausreichend"

Es gibt mittlerweile Stimmen von Landesdatenschutzbeauftragten, die sagen, dass die einfache Veröffentlichung auf der Webseite nicht genügt, um die Betroffenen ausreichend und rechtzeitig zu informieren (siehe z.B. den Beitrag Informationspflichten von Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen). Wir teilen die Ansicht der Landesdatenschutzbeauftragten und denken, dass eine transparente Information eine aktive Ansprache bedingt und haben uns daher für den unten beschriebenen Weg entschieden.

Rechenschaftspflichten gemäß Art. 5 DSGVO

Die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten heben hervor, dass der Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können muss. Der Begriff "Rechenschaftspflicht" wird zusätzlich explizit erwähnt. Es obliegt also dem Unternehmen, jederzeit dokumentieren zu können, dass die Regeln der DSGVO beachtet und umgesetzt werden.

SilverERP hilft bei beiden Fragestellungen

Unser Online ERP System SilverERP verfügt über Funktionen, um die oben beschriebenen datenschutzrechlichen Regelungen komfortabel und sehr zeitsparend umzusetzen:

1. Informationspflichten: Mit vorgefertigten Nachrichten können die Datenschutzhinweise mit wenigen Klicks direkt aus Kunden-, Lieferanten- sowie Mitarbeiterstamm geschickt werden (denn die Informationspflichten gelten natürlich auch intern gegenüber den Beschäftigten)
2. Rechenschaftspflichten: Versandte Datenschutz-Nachrichten werden protokolliert und im DMS abgelegt
3. Fortlaufende Auswertung: Damit die fortlaufende Überwachung oder punktuelle Auswertung bei internen Audits jederzeit möglich ist, werden die Stati der angelegten Datenschutz-Nachrichten über Kunden- und Lieferantenlisten zur Verfügung gestellt
4. Zukunftsfähig: Wir rollen die Datenschutz-Nachrichten mit einigen typischen Anwendungsfällen aus, aber das System ist so konzipiert, dass es beliebig erweitert und angepasst werden kann (das System könnte z.B. genauso für die Bearbeitung von Betroffenen-Auskünfte verwendet werden)

Diese Datenschutz-Werkzeuge erlauben die Etablierung von standardisierten Prozessen, um genau den oben beschriebenen Regelungen und Vorgaben der DSGVO zu entsprechen. Das bedeutet also, dass Sie sowohl transparent und zeitnah mit Kunden, Lieferanten und Partnern kommunizieren können. Darüber hinaus können Sie Kunden, Lieferanten und Partner über die Verarbeitung der Daten aufklären und mittels der zugesandten Informationen die jeweiligen Rechte erläutern. Alle Vorgänge werden zudem automatisch für Sie dokumentiert.

Sie möchten die Datenschutz-Werkzeuge einsetzen?

Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Datenschutz-Funktionen in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen. Derzeit unterstützen wir Sie bei der Konfiguration der Datenschutz-Funktionen in SilverERP und einer kurzen Einführung online zum Pauschalpreis von € 255,-- (zuzüglich MwSt). Dies beinhaltet:

• Beispielvorlagen für die Art. 13 DSGVO Informationspflicht
• Schriftliche Anwendungsbeschreibung zur Verwendung der Funktionen
• Konfiguration der Datenschutz-Nachricht (Informationspflicht Art. 13 DSGVO) im Kundenstamm, Lieferantenstamm und Mitarbeiterstamm
• Persönliche Vorstellung der Funktionen in einem Online-Meeting (ca. 30 Minuten)

Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen. 

Das neue SilverERP Mahnwesen

Drei neue Dialoge zur Überwachung von überfälligen Rechnungen und Mahnungen

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das neue SilverERP Mahnwesen vor. Das Mahnwesen wurde komplett überarbeitet und vereinfacht die Handhabung von überfälligen Rechnungen und Mahnungen deutlich.

Mahnungen sind nun Belege mit eigenem Nummernkreis

^{Abbildung: Mahnungen sind jetzt eigenständige Belege. Das bedeutet, dass eine Mahnung nun einen eigenen Vorgang darstellt, der nachverfolgt und wesentlich leichter im Team bearbeitet werden kann.}   

Da Mahnungen nun als vollwertige Belege existieren, bedeutet das auch, dass sie eigene Vorgänge in SilverERP darstellen. Dadurch erhalten Mahnungen nun auch alle anderen ERP-Funktionen (z.B. Logbuch-Einträge, Beleg-Verknüpfungen oder die Sicherung und Verschlagwortung der PDF-Dokumente im DMS), die Sie bereits von unseren gängigen Belegarten kennen und nutzen.

^{Abbildung: Höhere Transparenz, da Mahnungen nun auch im Belegreiter von Rechnungen und Kundenstamm aufgeführt werden.}

Der Dialog '''Mahnungen''' listet alle aktiven Mahnvorgänge, inklusive der Belege und zugehörigen Rechnungen und Gutschriften.

• Auf der Karte "Werte" werden die berechneten Mahngebühren und Mahnzinsen aufgeführt, die sich aufgrund der zugrundeliegenden Zahlungsbedingung und Mahnstufe ergeben. Der Sachbearbeiter kann intervinieren und die Werte manuell überschreiben.
• Auf der Karte "Belege" werden die angemahnten Rechnungen aufgelistet (wurde eine Gutschrift verrechnet, erscheint auch die Gutschrift hier).
• Das Feld "Übertragung" führt das Datum und die Uhrzeit sowie die Übertragungsart der Mahnung.

^{Abbildung: Alle relevanten Informationen sind jederzeit leicht zu überblicken.}

Erzeugte Mahnungen werden im DMS abgelegt und sind sowohl über den Mahnbeleg sowie den zugehörigen Rechnungen, Gutschriften und dem Kundenstamm aufzurufen. Erledigte Mahnungen können mit der entsprechenden Schaltfläche archiviert werden.

Mahnsteuerung

^{Abbildung: Die Mahnsteuerung listet alle überfälligen Rechnungen und Mahnungen.}

Ihre Buchhaltung kann nun auf einen Blick alle überfälligen Rechnungen und Mahnungen betrachten und von dort neue Mahnläufe starten, oder direkt die jeweiligen Belege aufrufen. Die Mahnsteuerung verfügt über verschiedene Filter, um die Anzeige der Datensätze anzupassen. So können Sie z.B. einschalten, dass alle Rechnungen aufgelistet werden und dann die Ansicht auf einen Kunden begrenzen. Oder Sie betrachten nur die fälligen Mahnungen, aber kundenübergreifend, so dass Sie das große Bild sehen.

Die neue Mahnsteuerung erlaubt einen zentralen Blick über die fälligen und überfälligen Forderungen des Unternehmens und erleichtert den Umgang mit Mahnungen deutlich. Auf einem Blick sind alle wichtigen Informationen zu erkennen:

• Alle Fälligkeiten und Mahnstufen
• Etwaige Gutschriften zur Verrechnung mit den Mahnungen
• Zuständige Sachbearbeiter*innen
• Interne Bemerkungen zum Sachverhalt
• Die aufgelaufenen Mahngebühren und Verzugszinsen
• Die der Mahnung zugrundeliegenden Rechnungen
• Der Zeitpunkt und die Übertragungsart der Mahnung

Stapelverarbeitung

^{Abbildung: Alle verschickten / gedruckten Mahnbelege können über den Stapelversand-Dialog nachvollzogen und erneut aufgerufen werden.}

Damit die mit der Mahnsteuerung erzeugten Mahnungen nicht manuell bearbeitet werden müssen, verfügt das neue Mahnwesen-Modul über einen eigenen Dialog zum Stapelversand der Mahnungen. Dabei greift das System auf die beim Kunden hinterlegten Übertragungsarten zurück, die es ermöglichen, für jede Belegart individuelle Übertragungsarten zu konfigurieren. So kann pro Kunde entschieden werden, ob der Versand der Mahnung per E-Mail oder als Druck erfolgen soll. Bei Auswahl des E-Mail-Versands kann auch die zugehörige E-Mail individualisiert werden. Sowohl Absender als auch Empfänger lassen sich über Vorlagen anpassen, damit sichergestellt ist, dass die Mahnungen immer an die zuständigen Personen geleitet werden. Auch die Betreffzeile, der Textinhalt und die Signatur der E-Mail können pro Kunde vordefiniert werden.

Der Dialog für den Stapelversand der Mahnungen verfügt über mehrere Ansichten, so dass Sie auf einem Blick erkennen können, welche Mahnungen noch nicht und welche Mahnungen erfolgreich verschickt wurden.

Vorteile gegenüber der vorigen Version

Das bisherige Mahnwesen war überwiegend dafür konzipiert, um für eine Auswahl oder für alle überfälligen Rechnungen einen Mahnlauf anzulegen. Die Mahnungen dieses Mahnlaufs wurden als ein einzelnes PDF-Dokument ausgegeben, so dass die Dokumente anschließend per Brief oder Fax verschickt werden konnten. Um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass immer mehr unsere Kunden diese Mahnungen effizient und günstig direkt aus dem ERP-System verschicken wollten, erfolgte die Überarbeitung auf die hier beschriebene neue Version des Mahnwesens, mit vielen neuen praktischen Funktionen:

• Mahnungen sind nun ERP-Belege mit eigenen Nummernkreis, Revisionen im DMS und fungieren damit als eigene Vorgänge im ERP-System.
• Mahnungen können nun über die Übertragungsarten individualisiert und per Stapelversand ausgeben werden.
• Drei neue Dialoge für die Überwachung, Erzeugung und Bearbeitung der überfälligen Rechnungen und Mahnungen

Sind Sie interessiert?

Für Nutzer des bisherigen Mahnwesens ist das Upgrade auf die neue Version eine kostenpflichtige Zusatzoption. Für derzeit €510,-- (zuzüglich MwSt) erhalten Sie:

1. Freischaltung der drei neuen Dialoge: Mahnsteuerung, Mahnungen, Stapelversand Mahnungen
2. Schulung und Einweisung in das neue Mahnwesen und Verwendung der vorgenannten Dialoge
3. Unterstützung bei der Konfiguration sowie eine Druckanpassung des Mahnbelegs

Sprechen Sie gerne mit Ihrem SilverERP-Ansprechpartner oder kontaktieren Sie unseren Helpdesk, um auf das neue SilverERP Mahnwesen umzusteigen.

SilverERP Inventur

Zähllisten, Erfassung der Bestände und Auswertungen

Das in diesem Beitrag eingebundene Video gibt einen ersten Überblick über die Inventur-Funktionen von SilverERP. Sie erfahren darin u.a., welche Vorbereitungen getroffen werden sollten, damit die Durchführung der Inventur mit SilverERP reibungslos gelingt.

• SilverERP unterstützt sowohl die stichtagsbezogene als auch die permanente Inventur
• Die Inventurrelevanz eines Artikel kann sowohl im Artikelstamm als auch über die Warengruppe festgelegt oder ausgeschaltet werden
• Die für die Inventur wichtigen Zähllisten werden automatisch aus dem Artikelstamm erzeugt und können mit diversen Parametern angepasst werden
• Zählungen werden entweder über den Inventur-Dialog in SilverERP oder mit Hilfe von mobilen Handscannern erfasst
• Reports und Auswertungen, z.B. Abweichungslisten, ungezählte Artikel, helfen bei der Durchführung
• Abgeschlossene Inventuren werden im ERP-System gesichert und können auch später wieder aufgerufen werden, inklusive der gezählten Artikel-Werte und Auswertungen

Voraussetzungen zur Nutzung des Inventur-Moduls unseres Online-ERP-Systems

Damit ein Artikel in der Inventur von SilverERP gezählt werden kann, muss er bestimmte Voraussetzungen erfüllen: Der Artikel muss bestandsgeführt und nicht archiviert sein. Außerdem darf die Inventurrelevanz nicht über den Artikelstamm selbst oder die zugehörige Warengruppe ausgeschaltet sein. Es handelt sich nicht um einen Dummy-Artikel, wie die Fracht- oder Nebenkosten.

Kontaktieren Sie gerne Ihren SilverERP-Ansprechpartner, falls wir Sie bei der Einrichtung und Handhabung der Inventur unterstützen können.

Betrachten Sie ebenfalls die Online-Dokumentation für weitere Informationen und Bedienungshinweise zur SilverERP Inventur.

Praktische Komfortfunktionen des Terminkalenders

Komfortable Terminverwaltung mit ERP-Integration

SilverERP verfügt über einen eigenen Termin-Kalender, der es mit den Funktionen gängiger Kalenderlösungen aufnehmen kann. Die tiefe Integration mit dem Online-ERP-System jedoch erlaubt Funktionen, die Standard-Kalendersoftware nicht anbieten kann. Der SilverERP-Terminkalender ist jederzeit nur einen Klick entfernt. Über eine dedizierte Taste der Symbolleiste kann die Terminverwaltung nahezu aus jedem Dialog des ERP-Systems aufgerufen werden. So bleiben alle Termine im Blick und neue Kalendereinträge lassen sich in wenigen Sekunden anlegen. 

So ist es möglich, aus den meisten System-Dialogen, Journaleinträge zu verfassen, die automatisch mit den unterliegenden Datensätzen verknüpft werden. Termine, Erinnerungen oder Notizen lassen sich auf diese Weise dokumentieren und Verlinkungen zu den Vorgängen oder Stammdaten geben Kontext. 

^{Abb.: SilverERP verfügt über einen vollwertigen mit dem ERP-System integrierten Terminkalender}

Zusätzlich zur Integration mit dem ERP-System, zeichnet den Kalender vor allem die Funktionen zur Kollaboration aus. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept erlaubt die feingraduelle Freigabe von Terminen und Kalendern zwischen den Anwendern. 

Kalenderansichten

^{Kalenderansichten erlauben die Organisation von freigebenen Mitarbeiter- oder Gruppen-Kalendern}

Jeder SilverERP-Anwender erhält mit dem Zugang zum ERP-System einen eigenen Kalender. Der Mitarbeiter-Kalender kann für die eigene Termin-Verwaltung eingesetzt werden. Darüber hinaus verfügt der SilverERP-Terminkalender über ein Berechtigungssystem zur Zuweisung von Lese-, Schreibe- und Adminrechten sowie die Option beliebig viele Team- bzw. Gruppenkalender einzusetzen. Damit der Zugriff auf viele unterschiedliche Kalender übersichtlich bleibt, stellt der Terminkalender unseres Online-ERP-Systems sinnvolle Werkzeuge zur Organisation der Termine bereit. 

• Individuell einstellbare Kalenderfarben erhöhen die Übersichtlichkeit, auch bei vielen Terminen
• Die Sichtbarkeit von Terminen kann per Klick für eingerichtete Kalender ein- oder ausgeschaltet werden
• Die Livesuche erlaubt die zielgenaue Suche von Terminen
• Frei definierbare Kalenderansichten ermöglichen die Gruppierung von Kalendern, z.B. um zwischen persönlichen und Gruppenkalendern zu unterscheiden

Kalenderansichten können individuell vom Anwender angelegt werden. Standardmäßig startet jeder ERP-Nutzer mit einer ersten Kalenderansicht, die lediglich den eigenen Mitarbeiterkalender enthält. Falls das Berechtigungskonzept des Unternehmens vorsieht, dass Gruppenkalender eingesetzt werden sollen, oder dass auch Kalender untereinander freigeben werden sollen, dann können diese unterschiedlichen Kalender und Termine mit Hilfe von Kalenderansichten sinnvoll gruppiert werden.  

Gruppenkalender

Wie Eingangs erwähnt, verfügt jeder SilverERP-Anwender über einen eigenen Mitarbeiterkalender. Dort werden Kalender-Termine oder Logbuch-Vermerke des Anwenders eingetragen. Möchte das Unternehmen darüber hinaus Team- bzw. Abteilungskalender einsetzen, können vom System-Admin beliebige Gruppenkalender eingerichtet werden. Auch diese Gruppenkalender unterstützen bis auf die Mitarbeiter-Ebene die Zuweisung von Lese-, Schreib- oder Adminrechten. Damit lassen sich Firmenkalender einrichten, die von einem kleinen Kreis, z.B. der Geschäftsführung oder Personalabteilung, administriert und von den Beschäftigten gelesen werden dürfen. 

Schnellzugriff auf Kalender und Termine

In den meisten ERP-Dialogen, immer wenn die Symbolleiste sichtbar ist, kann per dedizierter Taste auf den Terminkalender zugegriffen werden. Einerseits erlaubt dies die einfache Terminabstimmung, ohne den Ausgangsdialog zu verlassen, andererseits kann der Anwender mit wenigen Klicks eine Erinnerung oder einen neuen Termin anlegen, der automatisch mit dem Ausgangsdialog verknüpft wird. So stehen dem Anwender auch zu einem späteren Zeitpunkt alle Vorgangsinformationen zu Verfügung, da der Kalendereintrag Verknüpfungen zu den ERP-Daten aufweist. 

Das Logbuch

^{Mit Logbuch-Einträgen lassen sich zusätzliche Informationen zu Kunden, Lieferanten oder einzelnen Bewegungesdaten/Vorgängen erfassen}

Eine Besonderheit des Terminkalenders sind die sogenannten Logbuch-Einträge. Ein Logbuch-Eintrag ist ein Kalendereintrag, der an einen Vorgang oder einen beliebigen anderen Datensatz angeheftet wird. Mit Logbuch-Einträgen lassen sich Informationen festhalten, die im Zusammenhang mit dem Vorgang stehen, die für die Kommunikation mit dem Team wichtig sind oder aus anderen Gründen dokumentiert werden sollen. Auch Logbuch-Einträge weisen Verknüpfungen auf, die mit der Erstellung des Eintrags automatisch von SilverERP angelegt werden. Logbuch-Einträge können als Indikator der Kundenbeziehung eingesetzt werden, indem man das Logbuch eines Kunden aufruft und sich die letzten Einträge betrachtet. Logbuch-Einträge, die im Zusammenhang mit Bewegungsdaten angelegt wurden, also z.B. als Kommentar zu einer Rechnung oder Mahnung, werden nämlich gesammelt im Logbuch-Register des Kunden dargestellt. Das Gleiche gilt für Interessenten und Lieferanten. 

Falls Sie noch mehr Informationen über den SilverERP-Terminkalender erfahren möchten, werfen Sie gerne einen Blick auf die Online-Dokumentation unseres ERP-Systems. Weitere Beiträge aus der Serie "Über Silver".

Ade Stempeluhr – Zeiterfassung für Mitarbeiter, Teams und Projekte direkt im ERP-System

SilverERP ist mit der Integration einer Zeiterfassung wieder einen Schritt voraus. Erfahren Sie hier,…

Seit Mai 2019 sind nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter digital zu dokumentieren. Arbeitsstunden unterliegen somit einer elektronischen Erfassungspflicht ab Stunde Null. Laut EuGH müssen die Daten der Zeiterfassung fortan verlässlich, objektiv und jederzeit zugänglich sein. Die EU-Mitgliedstaaten sind dazu aufgerufen, dies als Maßnahme für die gesetzlich vorgeschriebene Mindestruhezeit sowie der Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien umzusetzen und damit dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer Sorge zu tragen. Der EuGH berief sich hierbei auf die Grundrechte-Charta der Europäischen Union. Eine konkrete Ausgestaltung des Beschlusses durch den deutschen Gesetzgeber ist bislang noch nicht erfolgt. Dennoch bereiten sich viele Unternehmen bereits jetzt schon durch softwaregestützte Zeiterfassungs-Tools auf die anstehenden Gesetzesänderungen vor.

Die Entscheidung ist in jedem Fall sinnvoll, aufwendige Abrechnungsprozesse werden somit automatisiert und die Zeitdaten verlässlich ausgewertet und verwaltet. Die Vorteile für die Belegschaft und den Arbeitgeber gleichermaßen liegen auf der Hand: Die automatische Datenübernahme in die Lohnabrechnung, die unkomplizierte Auswertung oder die Erfassung von Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern sind nur einige Beispiele. Idealerweise ist die Zeiterfassung bereits in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert. Als fester Bestandteil von SilverERP können sich die Kunden der yQ-it über ein modernes, hocheffizientes und rechtssicheres Instrument freuen.

SilverERP optimiert mit der integrierten Zeiterfassung die Geschäftsprozesse

SilverERP verfügt über verschiedene Module zur Zeiterfassung, etwa die Mitarbeiter-Zeiterfassung mit Kommen/Gehen-Buchungen, die Erfassung von Urlaubs- oder Krankheitszeiten, die Projektzeiterfassung und natürlich auch die BDE-Zeiterfassung zur Abbildung von Arbeitszeiten, die im Rahmen von Fertigungsaufträgen anfallen, die mit dem ERP-System gesteuert werden. 

Mitarbeiter-Zeiterfassung

Die Zeiterfassung erlaubt die Dokumentation der täglichen Arbeits- und Pausenzeiten mit Hilfe eines dedizierten Dialogs des Online-ERP-Systems. Der Dialog wurde auf eine unkomplizierte und schnelle Bedienung optimiert, so dass sich auch ungeübte Nutzer dennoch schnell einfinden und mit der Software effizient umgehen können.

Der angemeldete Benutzer wird als Mitarbeiter für die Zeitbuchung vorbelegt, genau wie das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit. Auch die Art der Zeitbuchung wird durch das ERP-System erkannt und vorgegeben. Der Mitarbeiter muss lediglich die Vorgaben kontrollieren und seine Zeitbuchung mit dem “Speichern”-Befehl sichern. 

Das ERP-System meldet die erfolgreiche Buchung durch eine Hinweismeldung. Außerdem erhält der Mitarbeiter personalisierte Angaben zu Resturlaub, geplanten Urlaubstagen sowie dem aktuellen Zeitsaldo. Auf der rechten Seite des ERP-Dialogs werden die aktuellen Zeitbuchungen des jeweiligen Mitarbeiters zur Einsicht und zur Kontrolle dargestellt.

Um eine Pausenbuchung zu erfassen, ruft der Mitarbeiter lediglich den Zeiterfassung-Dialog erneut auf. Das ERP-System erkennt automatisch, dass es sich bei dieser nächsten Buchung um eine "Gehen"-Buchung handelt und bereitet die Angaben der Maske entsprechend vor: Durch Antippen des Speichern-Befehls erfolgt die Buchung im Zeitkonto des Mitarbeiters.

Einstellungsmöglichkeiten

Das ERP-System erlaubt die Konfiguration von beliebig gestaltbaren Schichtmodellen, die für die Zeitbuchungen und Abrechnungen zu Grunde gelegt werden. Mit Schichtenmodellen können Intervalle für Normalzeit, Kernzeit und Anmeldezeit festgelegt werden. So kann z.B. eingerichtet werden, dass für das Schichtenmodell eine Normalzeit von Montag bis Freitag zwischen 07:00 Uhr und 19:00 Uhr gilt, aber eine Kernzeit von 09:00 Uhr bis 15:00 Uhr besteht. Mit dem Intervalltyp Anmeldezeit lässt sich festlegen, dass Zeitbuchungen außerhalb der Anmeldezeit nicht möglich sind. 

Im Schichtenmodell lassen sich ebenfalls die vom Gesetzgeber verpflichtenden Arbeitsunterbrechungen in der Form von festgelegten Ruhepausen hinterlegen; etwa eine Pausenregelung von 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden, oder 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden. Falls im Betrieb eine 15-minütige Frühstückspause üblich ist, dann kann dies ebenfalls im Schichtenmodell hinterlegt werden, ohne dass von den Mitarbeitern für Frühstückspause eine Zeitbuchung durchgeführt werden muss.

Zeiterfassung im Homeoffice 

Auch bei Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, ist die Erfassung der Arbeits- und Ruhezeiten gesetzlich vorgeschrieben und vom Arbeitgeber einzuhalten. Denn auch, wenn sich die Beschäftigten im Homeoffice befinden, sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitgesetze einzuhalten. Statt der händischen Erfassung der Arbeitszeiten per Excel-Tabelle oder sonstigen Aufzeichnungen bietet die SilverERP-Zeiterfassung eine komfortable, rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten, die alle Daten direkt im ERP-System aufbereitet und zur Verfügung stellt.

Urlaubs- und Krankheitstage

Das Online-ERP-System bietet ebenfalls einen dedizierten Dialog für die Planung und Dokumentation von Urlaubstagen sowie die Erfassung von Krankheitstagen der Beschäftigten. In diesem Unterpunkt der Zeiterfassung können außerdem Sonderzeiten und Feiertage eingetragen und über die grafische Tafel übersichtlich ausgewertet werden. Feiertage können mit Hilfe eines Datenimports in die Zeiterfassung übertragen werden.

Wie alle Dialoge in SilverERP unterliegen auch die der Zeiterfassung dem Rollen- und Berechtigungssystem unseres ERP-Systems, so dass sensible Daten nur für berechtigte Mitarbeiter einzusehen und/oder zu verändern sind.

Fazit

Die Gesetzesänderung zur Dokumentation von Arbeitszeiten beschleunigt eine Tendenz, die sich allgemein schon länger abzeichnet: Der Wandel von der Stechuhr über die Vertrauensarbeitszeit hin zur digitalen Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen bereits Realität. Mit dem Zeiterfassungsmodul im ERP-System der yQ-it wird eine zukunftssichere Lösung bereit gestellt, die dieser Entwicklung Rechnung trägt. Unsere Kunden schätzen die effiziente Einbettung in SilverERP sehr, nicht zuletzt, weil traditionelle, sperrige Lösungen der Zeiterfassung ersetzt werden konnten. Arbeitszeiten und auch Pausen werden transparent erfasst und den Arbeitskonten gutgeschrieben. Jeder Mitarbeiter kennt sein Stundenkonto, die Anzahl der Überstunden und den Status seiner verbliebenen oder geplanten Urlaubstage. Das Modul spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Transparenz. Unklarheiten werden dadurch nahezu unmöglich. Die Integration der SilverERP-Zeiterfassung macht die All-in-one-Lösung zum zukunftssicheren, flexiblen und unkomplizierten Bestandteil Ihres Unternehmens.

Für Arbeitgeber stellt die Gewissheit, alle Regelungen zur Dokumentation der Arbeitszeiten gemäß den Forderungen der Gesetzgeber zu beachten, einen enormen Zugewinn dar. Über eine komfortable digitale Zeiterfassung zu verfügen, die direkt im ERP-System integriert ist, birgt zahlreiche Synergieeffekte. Ein weiteres externes Einzelsystem anzubinden wird hierdurch obsolet. Dadurch minimiert sich der Aufwand für die Datensicherung auch in finanzieller Hinsicht. Rollen und Berechtigungen werden anfangs festgelegt und stringent berücksichtigt, dies reduziert wiederum den regelmäßigen Aufwand. Wirklich schlagend bleibt das Argument, dass für dieses Modul nur ein und dasselbe System trainiert und gepflegt werden muss.

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